Asiakastietojen hallinta Spotillassa

Miten hallinnoit laskutusasiakkaita, kohdeasiakkaita ja niiden yhteyshenkilöitä?

Alkuun on hyvä pohtia, mikä asiakkaisiin liittyvä tieto on tärkeää ja mitä asiakastiedolla on tarkoitus tehdä.  Onko tärkeää tallentaa laskutusyhteystieto? Mitä varten? Entä kohdeyhteystieto? Tarvitaanko yksittäisillä spoteilla yhteystietoja?

Kansiopuuhun voit rakentaa millaisen asiakasrekisterin tahansa, mutta mikäli haluat, että Spotillasta tuodaan tietoa esim Netvisoriin, on tieto järjestettävä Spotillaan tietyllä tavalla.

Laskutusasiakas ja hallinnolliset (laskutus- ja tai sopimusyhteyshenkilöt) tulee tallentaa "Asiakkaat"-toimintoa hyväksikäyttäen Spotillaan.

asiakkaat 
Asiakas tarkoittaa spotillassa yritystä, jolle laite/kohde eli spotti kuuluu. Asiakkaaseen liittyy virallisia tietoja, kuten Y-tunnus, nimi ja asiakkaaseen voidaan liittää hallinnollisia yhteyshenkilöitä ja heidän tietojaan.

Asiakkaaseen liitetty yhteyshenkilö on tyypillisesti sopimus- tai laskutusyhteyshenkilö. Tämä tieto EI ole käytettävissä esim mobiilisovelluksessa. Laitteen tai kohteen yhteyshenkilöt tulee tallentaa  joko kohteen kansiolle ("kohdeasiakas") tai spotille.

asiakastiedot2


Mikäli Spotillasta halutaan laskutusaineistoa esim asiakkaan laitteen huollon laskutusta varten, tulee alimman kansiotason kansion nimetä kohteen nimellä. Vaikka yo kuvassa on vain yksi kansiotaso, voin kansiotasoja olla enemmänkin, kuitenkin niin, että kohdeasiakkaan nimi on alimmassa kansiotasossa.

Integraatioita varten kohdetiedon oltava alimmassa kansiotasossa kansion nimessä -mitkään kansion lisätietokenttien tiedot eivät siirry integraatiossa. Yo. kuvaesimerkissä "HUS-Tornisairaala" olisi kohdeasiakas, jonka tieto voidaan siirtää integraatiossa. 


Kohdeasiakkaan (kansio) yhteystietoja voidaan tallentaa kansiolle kansion lisätietokenttien laitekorttia hyväksikäyttäen, mutta nämä tiedot eivät tule laskutusaineistoon, joka kootaan (laskutus) asiakkaan kautta.

kansion lisätietokentät

Laitteen yhteyshenkilöt voidaan tallentaa spotin yhteystietoihin, mutta näillä tiedoilla ei ole mitään tekemistä asiakkaan tai sen yhteyshenkilöiden kanssa.  Lue täältä, kuinka luot laitteen yhteyshenkilöt.