Miten seuraan töiden edistymistä ja työtilannetta?

Tehtävien kanban taulu ja tehtävien (ennakkohuoltotöiden ja muiden töiden, määräaikaishuoltojen, tarkastusten) haku ja tehtävien tila sekä Gantt-näkymä

Miten tehtävät kanban toimii?

Kanban taulu näkymästä voit seurata käsillä olevien tehtävien tilannetta yhdellä silmäyksellä. Kanbanin visuaalisuus helpottaa työnohjausta ja voit vaihtaa helposti tehtävän tilaa (status) Drag & Drop toiminnolla. Voit muuttaa seuraavien tehtävien tilaa tilasta toiseen raahaamalla:

• "Avoin"-tilasta "Käynnissä"-tilaan (jos tehtävän suorittajaa [käyttäjää] ei ole määritelty, on se määriteltävä tässä kohtaa)
• "Käynnissä"-tilasta > "Tarkastuksessa"-tilaan (jos tehtävää luotaessa on määritelty, että ko. tehtävä pitää tarkastaa), pitää klikata "Lähetä tarkastukseen"
  
  

Jokaisen tilan alapuolella oleva tekstikenttä on vapaasti muokattavissa ja voit luoda tehtävän tilalle halutessasi "oman nimen" (esimerkiksi "Tarkastuksessa" tila voi teillä tarkoittaa "Laskutuksessa" ja haluatte sulkea tehtävän järjestelmästä vasta, kun huoltotehtävä on mennyt laskutukseen)

Avoin

Kanbanille tulee näkyviin tehtävät, joiden määräpäivä on seuraavan 90 päivän sisällä.

Kun tehtävä tavalla tai toisella siirretään avoimesta käynnissä olevaksi, on tehtävälle mahdollista määrittää tehtävän todellinen suorittaja (käyttäjä). 

Kun tehtävän tila on avoin Kanbanilla näkyy:
*tehtävän nimi
*vastuurooli
*mahdollinen suorittaja (käyttäjä)
*tehtävän määräpäivä
*kuinka kauan määräpäivään on aikaa (pv)
*liittyykö tehtävään tehtävälomake
*liittyykö tehtävä johonkin työmääräimeen (alla)

Kun viet hiiren kursorin työmääräin ikonin päälle, Spotilla näyttää työmääräimen numeron/tunnisteen, johon tehtävä liittyy.

Myöhässä

Et voi siirtää tehtävää myöhässä tilaan itse, vaan järjestelmä siirtää sen automaattisesti Myöhässä tilaan, silloin kun tehtävä on myöhässä eli kuittaamatta valmiiksi määräpäivään mennessä.


Oli tila mikä tahansa, tehtävän oikeassa reunassa näkyy, jos tehtävään liittyy tehtävälomake. Kun viet hiiren tehtävälomakeikonin päälle, näet minkä niminen tehtävälomake tehtävään liittyy.

Käynnissä

Kun siirrät tehtävän avoin tai myöhässä tilasta "Käynnissä"-tilaan,  voit asettaa tehtävälle suorittajaksi yksittäisen tehtävän vastuurooliin kuuluvan käyttäjän. Näin tehtävä näkyy kaikilla ko rooliin kuuluvalla henkilöllä, mutta kaikki tietää, että työ on oikeasti tietyllä huoltomiehellä työn alla.

Tarkastuksessa

Jos tehtävälle on sitä luotaessa määritelty, että tehtävä pitää tarkistaa ennen kuin sen voi kuitata kokonaan valmiiksi, tehtävä siirtyy tarkastuksessa tilaan, kun työ kuitataan tehdyksi.

Valmis

Kun tehtävä on valmis Kanbanilla näkyy:
*tehtävän nimen edessä vihreä hakanen, joka indikoi, että tehtävä on kuitattu valmiiksi
*mille spotille tehtävä on tehty
*kuka käyttäjä suoritti tehtävän
*mikä oli tehtävän määräpäivä
*minä päivänä se suoritettiin (ympyröity)
*liittyikö tehtävään tehtävälomaketta tai työmääräintä

Suorituspäivämäärän taustaväri indikoi, kuitattiinko tehtävä ajallaan (harmaa tausta määräpäivällä) vai myöhässä (punainen tausta määräpäivällä)

Valmiisiin tehtäviin tulee näkyviin viimeisen 30 päivän aikana valmistuneet tehtävät.

Pidossa

Mikäli laitteen tila määritetään "Viallinen" tai "Ei käytössä" tilaan, tehtävät menevät automaattisesti pitoon. Kun spotin tila vaihdetaan takaisin "Aktiivinen"-tilaan, tehtävä menee takaisin joko "Avoin" tai "Myöhässä" tilaan.

Tehtävien Gantt-näkymä

Tehtäviä voidaan tarkastella myös Gantt-näkymässä.