Miten luon käyttäjäroolin ja miten ne toimivat
Käyttäjärooleilla on kaksi tärkeää toimintoa Spotilla palvelussa:
- Käyttäjäroolit määrittelevät kenellä on oikeus nähdä sisältöä ja tehdä muutoksia sisältöön sekä luoda uutta sisältöä (eli kansioiden sisältö eli spotit, varaukset, asiakkaat sekä varastot ja tuotteet)
- Käyttäjäroolit toimivat vastuurooleina (/"työjonoina") niissä tehtävissä ja palvelupyynnöissä, joita Spotillaan luodaan
Ainoastaan Spotillan pääkäyttäjätunnus ("Admin") ei kuulu käyttäjärooliin eli Admin tunnukselle EI VOI vastuuttaa mitään töitä. Kaikkien muiden käyttäjien tulee kuulua vähintään yhteen käyttäjärooliin pystyäkseen käyttämään Spotillaa. Mikäli käyttäjää ei liitetä yhteenkään rooliin, jolla saisi oikeuksia, hän ei pysty näkemään yhtään mitään (esim yhtäkään spottia) palvelussa.
Käyttäjäroolien hallinnassa on syytä pyrkiä selkeyteen ja yksinkertaisuuteen, jotta itse oikeushallinta ei muodostu raskaaksi sen monimutkaisuuden takia.
Mieti, montako erilaista käyttöoikeutta tarvitset sisältöön ja luo vain tarpeellinen määrä erilaisia sisältöön oikeuksia antavia rooleja (esimerkiksi Huolto-roolille annetaan luku- ja muokkausoikeudet kaikkiin kansioihin, Tuotanto-roolille vain lukuoikeus vain tuotannon kansioihin, X toimipaikan työntekijöille luku- ja muokkausoikeudet vain X-toimipaikan kansion sisältöön jne..)
Mieti, montako erilaista vastuuta/työjonoa sinulla on vikailmoitusten tai tehtävien käsittelyssä ja luo vain tarpeellinen määrä rooleja vastuita varten (esim. 1 -Kunnossapidon työt, 2- tuotannon työt 3- Työnjohtajan vikailmoitusten käsittely työjono)
Vain Spotillan pääkäyttäjätunnuksella voi luoda uusia käyttäjärooleja tai muokata olemassa olevia käyttäjärooleja.
Katso tästä artikkelista miten roolit luodaan
Oikeuksien määrittäminen
Oikeuksia kansioihin (eli laiterekisteriin, spotteihin) voidaan jakaa ja rajata hyvin monipuolisesti roolien avulla. Roolille voidaan antaa hyvinkin spesifisiä oikeuksia esimerkiksi vain yhteen kansioon ja eri kansioille voidaan antaa erilaisia oikeuksia. Eli oikeuksia määritellessä pitää määrittää kaksi asiaa:
1) mihin kaikkiin kansioihin saa oikeudet (oikeudet periytyvät alaspäin)
2) millaiset oikeudet? (luku- /muokkaus /luonti)
Huom! yksi käyttäjä voi kuulua useampaan rooliin. Tälloin käyttäjä saa oikeudet sen mukaan, mikä rooli antaa "laajimmat" oikeudet.
(Lukuoikeus antaa oikeuden vain katsella laitteen tietoja, muokkausoikeus antaa oikeuden myös muokata laitteen tietoja [esim sarjanumero, merkki, malli tai muut laitekortin kentän tiedot], luonti oikeudella [manageriroolissa] voi myös luoda uusia spotteja)
Tässä esimerkissä Turvallisuuspäällikkö nimiselle roolille annetaan:
1) vain lukuoikeudet (ylimpään kansiotasoon eli kaikkiin kansioihin eli hän näkee ihan kaikki spotit ja niiden tiedot järjestelmässä)
2) kaikkiin kansioihin ja lukuoikeus varauksiin sekä tuotteisiin ja varastoihin
Vastuuroolien määrittäminen
Roolia, joka toimii vastuuroolina voidaan ajatella työjonona, jolle on mahdollista vastuuttaa erilaisia töitä (tehtäviä ja palvelupyyntöjä).
Esimerkiksi: Kun haluat kunnossapidon työt näkymään mobiilisovelluksessa Kunnossapidon työntekijöille, luo mobiilirooli "Kunnossapito", johon laitat täpän, että ko rooli toimii vastuuroolina.
Sen jälkeen liitä ne käyttäjät ko rooliin, jotka kuuluvat tähän käyttäjäryhmään eli rooliin.
Mobiiliroolin oikeudet
Kuten manageriroolissa, mobiiliroolin luomisessa otetaan myös kantaa, onko rooli vastuurooli vai oikeusrooli vai molempia ja mille kansiotasolle/mihin kansioihin oikeudet annetaan. Lisäksi jos halutaan, että mobiilikäyttäjä voi mobiililaitteella luoda asiakkaita/nähdä asiakastiedot/muokata niitä, on tähänkin annettava erikseen oikeudet. Samoin varastoihin ja tuotteisiin sekä varauksiin ja asiakkaisiin.
