Mitä eroa on tehtävällä ja palvelupyynnöllä?

Mistä tiedän milloin käyttää tehtäviä ja milloin palvelupyyntöjä?

Spotilla palvelussa tehtävät ovat yleensä erityisesti ennakoivan kunnossapidon toiminnallisuus, kun taas palvelupyynnöt ovat yleensä korjaavan kunnossapidon toiminnallisuus. Se, kumpaa kannattaa käyttää, riippuu kyseessä olevasta prosessista, siitä mitä se vaatii, mitä tietoja on käytettävissä, mitkä laitteet prosessiin liittyy ja moni muu asia.

Lue täältä lisää tietoa siitä, miten Spotillan eri ominaisuuksia hyödynnetään. 

Ennakoiva tarkoittaa Spotillassa sitä, että jokainen tehtävä on määritelty pitämään sisällään sekä vastuusuorittajan että deadline-päivämäärän eli määräpäivän tehtävän suorittamiselle. Tehtäviä voidaan luoda sekä mobiilissa että hallintaportaalissa riittävillä käyttäjäoikeuksilla oleva käyttäjän toimesta.  

Luotaessa tehtäviä mobiilissa, voi käyttäjä hyödyntää pääkäyttäjän ennakkoon luomia tehtäväpohjia , joista saadaan tehtävän ohjeistus ja mahdollisesti tehtävään liitetty tehtävälomake. Mobiilissa voidaan hyödyntää vain tehtäväpohjia, joihin EI ole määritelty toistuvuutta. Tätä tapaa voi hyödyntää tapauksissa, jossa kyseessä on "tarvittaessa" tai "tilauksesta" suoritettavia tehtäviä.


Tehtävät toiminnollisuutta käytetään Spotillassa tyypillisesti seuraaviin asioihin:

  • Huolto-ohjelma laitteille (ennakkoon suunniteltuja töitä)
  • Määräaikaistarkastusten määrittäminen (esim kalibroinnit, viikkokierrokset, vuosihuollot, kuukausitarkastukset..)
  • Halutaan asettaa sähköpostiheräte lähtemään tiettynä ajanhetkenä (suhteessa tehtävän määräpäivään) tiettyyn osoitteseen
  • Erilaisten määräaikoja sisältävien asioiden vastuuttaminen, kuten
    • Katsastukset
    • Henkilöstön pätevyyksien umpeutuminen
    • Erilaisten rekisterien (kuten kemikaalirekisterin) päivittäminen

Palvelupyyntöä taas kannattaa käyttää, jos prosessi sitä vaatii. Tällaisia tapauksia voi olla esimerkiksi:

  • henkilön, jolla EI ole Spotilla tunnuksia pitää pystyä jättämään (esim vika)ilmoitus Spotillaan
  • halutaan luoda automaatio, että aina kun tietyn tyyppinen palvelupyyntö avataan Spotillaan, pitää sen näkyä hallintaportaalissa roolilla X ja/tai mobiilissa roolilla Y. Tämä siis vaatii sen, että joko pääkäyttäjä pystyy määrittelemään etukäteen vähintään yhden työjonon, missä ilmoituksen kuuluu näkyä. Tämä työjono voi olla joko hallintaportaalissa ja/tai mobiilisovelluksessa tietyn roolin käyttäjjille näkyvä.
  • kun halutaan, että uuden palvelupyynnön luomisesta Spotillaan lähtee sähköpostiheräte
  • halutaan seurata ilmoituksen läpimenoaikaa (eli ajanmittausta siitä hetkestä, kun ilmoitus luodaan Spotillaan, siihen hetkeen, kun ilmoitus kuitataan valmiiksi)
  • jos usean eri tahon pitää pystyä kommentoimaan ilmoitusta

Organisaation pääkäyttäjä siis määrittää ennakkoon (palvelupyyntöasetuksissa), mihin työjonoon kukin palvelupyyntölaji kuuluu mennä, kun ko palvelupyyntölajin ilmoitus avataan järjestelmään.

Palvelupyynnölle voidaan liittää tehtävä/tehtäviä, jos työ vaatii esim tehtävälomakkeen. Huomaa, että molemmat tulee kuitata valmiiksi, sekä palvelupyyntö että tehtävä. Tehtävä/kaikki tehtävät, jotka on liitetty palvelupyynnölle tulee kuitata ensin.