Mikä on palvelupyyntö Spotillassa?

Vikailmoitus, korjauspyyntö, laatupoikkeama, turvallisuushavainto, kehitysehdotus, huoltopyyntö, varaosatilaus, Kaizen-ilmoitus jne.

Spotilla® palvelussa mikä hyvänsä asia, jonka joku käyttäjä ilmoittaa ja joka jonkun toisen käyttäjän tulee käsitellä voidaan mallintaa palvelupyyntönä. 

Tyypillisiä palvelupyyntöjä ovat esimerkiksi:

  • Vikailmoitus kunnossapidolle
  • Laatupoikkeama tai vastaava
  • Korjausesitys tai muu kehitysehdotus kunnossapidon työnjohdolle
  • Kaizen, Lean tai 5s ilmoitus

Palvelupyyntötoiminnallisuudella pääkäyttäjän on mahdollista mallintaa ikäänkuin pieni "automaatio" Spotillaan. Mikäli ilmoittaja osaa valita oikean palvelupyyntölajin, niin järjestelmään voidaan etukäteen määrittää, mihin työjonoon (mille roolille ja mihin laitteeseen [mobiiliin vai hallintaportaaliin vaiko molempiin]) ko ilmoitus pitää tulla näkyviin ja millaisia ilmoituksia kenellekin pitää lähteä. Täältä lisää palvelupyyntöasetusten määrittämisestä.

Palvelupyyntölomakkeelle voidaan määritellä tarvittavat lisätietokentät, niiden järjestys sekä pakollisuus jokaiselle eri palvelupyyntölajille. Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan luoda omanlaisensa lomake ilmoittajan täytettäväksi.

Jokainen eri palvelupyyntölaji voidaan osoittaa eri työjonoon ja niillä voi olla erilliset katselu- ja käsittelyoikeudet. 

Palvelupyyntö sisältää Spotilla® palvelussa aina seuraavat vaiheet:

  • Avoin -> palveluun avattu ilmoitus, jolla ei ole vielä käsittelijää eli määriteltyä vastuusuorittajaroolia (mobiilirooli) eli ei ole vielä missään työjonossa mobiilissa (näkyy mobiilissa "Avoimet"-välilehdellä pääkäyttäjän määrittämille rooleille)
  • Tekeillä -> ilmoitus, jolla on käsittelijä (vastuusuorittajarooli) määriteltynä
  • Valmis -> ilmoitus, joka on kuitattu suoritetuksi
  • Välitetty ->  ilmoitus, joka on siirretty alkuperäisestä toiseen työjonoon
  • Peruutettu -> ilmoitus, joka peruutettiin vastuullisen työnjohdon toimesta

    service req kanban en

Palvelupyyntö-toiminnallisuuden erityispiirteitä

  • Palvelupyyntö on toiminnallisuus, jonka avulla voidaan seurata esimerkiksi vikakorjauksen läpimenoaikaa. Spotilla laskee aikaa siitä hetkestä, kun ilmoitus on tehty (eli palvelupyyntö avattu Spotillaan) siihen hetkeen, kun se kuitataan valmiiksi.
  • Palvelupyynnöillä voidaan myös raportoida aika, joka meni palvelupyynön avaamisesta siihen hetkeen, kun ensimmäinen kommentti kirjattiin palvelupyynnölle. Myös esim aika palvelupyynnön avaamisesta siihen, että palvelupyyntö vastuutettiin jollekin roolille eli palvelupyyntö siirtyi "Avoin"-tilasta "Tekeillä"-tilaan voidaan raportoida (tämä siis silloin, kun pääkäyttäjä ei ole etukäteen määritellyt vastuuroolia)
  • Palvelupyyntö-ominaisuuteen liittyy julkinen lomake yritys.spotilla.fi/tiketti (tai yritys.spotilla.fi/tiketti/yrityksenitsemaarittelemaosoite), joka on siis nettisivu, jonka kautta kuka tahansa, kuka tietää tämän osoitteen (ja mahdollisen salasanan), voi jättää kaikkia niitä ilmoituksia, mitkä pääkäyttäjä on sallinut jätettävän julkisen lomakkeen kautta -siis myös ilman Spotilla käyttäjätunnusta. Julkinen lomake on mahdollista suojata salasanalla, jottei ihan kuka tahansa voi jättää ilmoituksia ko. nettisivulta. Salasanalla suojatulle lomakkeelle voidaan myös listata haluttujen kansioiden spotit, jotta ilmoittaja voi liittää ilmoituksen oikealle laitteelle
  • Tikettejä (julkisia lomakkeita) käytetään esimerkiksi tuotannon siivoojien havaintoja varten tai vaikkapa kunnan asukkaiden vikailmoitusten ilmoittamiseen.
  • Palvelupyynnön voi avata, vaikka ei tietäisi laiterekisterin tarkkaa kohdetta (spottia), ellei pääkäyttäjä ole määritellyt spotin liittämistä pakolliseksi (toisin kuin tehtävän. Tehtävä liittyy aina spottiin)
  • palvelupyynnöltä voidaan lähettää sähköpostiviesti määritettyyn osoitteeseen ja vastaanottaa viestin vastaanottajalta viestejä liittyen ko palvelupyyntöön

    Palvelupyynnöt ja viestintä

    Palvelupyyntötoimintoon liittyy viestintäosio. Palvelupyynnöltä voidaan:

    • lähettää sähköposti palvelupyynnön sisältä halutuille tahoille (esim tilata palvelupyyntöön liittyvä huoltotyö alihankkijalta) --> Vastaanottaja saa sähköpostin ja linkin, mistä tämä voi vastata takaisin lähettäjälle

    • Vastaus näkyy palvelupyynnön sisällä ja siihen voidaan edelleen vastata

    • Voidaan myös lähettää kokonaan uusille vastaanottajille viestejä

pp viestintä

Jos palvelupyyntöjen viestintä ominaisuutta käytetään, tulee pääkäyttäjän laittaa palvelupyyntöasetuksissa täppä "kun viestiin on vastattu" kohtaan (Palvelupyyntöjen Asetukset-välilehdellä), jotta managerikäyttäjä saa viestin, kun viestiin vastataan.

Täältä lisää palvelupyyntölajien määrittämisestä ja palvelupyyntöasetuksista (vain pääkäyttäjä voi säätää näitä asetuksia).

Palvelupyynnöt ja julkiset lomakkeet

Palvelupyyntöön liittyy julkinen lomake, jonka avulla sellainenkin henkilö, jolla ei ole Spotilla tunnuksia, voi jättää ilmoituksia. Yleensä lomake on osoitteessa yritys.spotilla.fi/tiketti . Tähän lomakkeeseen ei listata ympäristössänne olevia laitteita. Spotillaan voidaan luoda omia julkisia lomakkeita, joihin voidaan listata halutut laitteet, joista ilmoittaja voi valita, mihin laitteeseen ilmoitus liittyy. Tämä lomake voidaan "piilottaa" salasanan taakse. Omat lomakkeet luodaan pääkäyttäjän toimesta palvelupyyntöasetuksissa "Julkiset lomakkeet"-välilehdellä. 
uusi julkinen lomake salasana

Lomakkeen osoite Tämä osoite tulee osoitteen yritys.spotill.fi/tiketti/  perään ja vie mahdollisesti piilotetulle lomakkeelle
Tila Jotta lomake on käytössä verkossa, täytyy tila olla käytössä
Kuvaus Kuvaus kenttään on hyvä selventää ketä/mitä varten ko lomake on luotu
Salasana Mikäli lomake halutaan "piilottaa" salasanan taakse, keksi salasana ja toimita se ilmoittajien tietoon
Palvelupyyntölajit Valitse mitkä kaikki palvelupyyntölajit tulevat näkyviin tälle lomakkeelle
Valitse kansio Voit määrittää, minkä kansioiden laitteet listataan lomakkeelle