Mikä on palvelupyyntö Spotillassa?

Vikailmoitus, korjauspyyntö, laatupoikkeama, turvallisuushavainto, kehitysehdotus, huoltopyyntö, varaosatilaus, Kaizen-ilmoitus jne.

Katso tästä video siitä, mikä palvelupyyntö Spotillassa on, mihin sitä käytetään, ominaisuuden erityispiirteet ja miten erilaiset palvelupyyntölajit määritetään Spotillaan.

Spotilla® palvelussa mikä hyvänsä asia, jonka joku käyttäjä ilmoittaa ja joka jonkun toisen käyttäjän tulee käsitellä voidaan mallintaa palvelupyyntönä. 

Tyypillisiä palvelupyyntöjä ovat esimerkiksi:

• Vikailmoitus kunnossapidolle
• Laatupoikkeama tai vastaava
• Korjausesitys tai muu kehitysehdotus kunnossapidon työnjohdolle
• Kaizen, Lean tai 5s ilmoitus

Palvelupyyntötoiminnallisuudella pääkäyttäjän on mahdollista mallintaa ikäänkuin pieni "automaatio" Spotillaan. Mikäli ilmoittaja osaa valita oikean palvelupyyntölajin, niin järjestelmään voidaan etukäteen määrittää, mihin työjonoon (mille roolille ja mihin laitteeseen [mobiiliin vai hallintaportaaliin vaiko molempiin]) ko ilmoitus pitää tulla näkyviin ja millaisia ilmoituksia kenellekin pitää lähteä. Täältä lisää palvelupyyntöasetusten määrittämisestä.

Palvelupyyntö sisältää Spotilla® palvelussa aina seuraavat vaiheet:

• Avoin -> palveluun avattu ilmoitus, jolla ei ole vielä käsittelijää eli määriteltyä vastuusuorittajaroolia (mobiilirooli) eli ei ole vielä missään työjonossa mobiilissa (näkyy mobiilissa "Avoimet"-välilehdellä pääkäyttäjän määrittämille rooleille)
• Tekeillä -> ilmoitus, jolla on käsittelijä (vastuusuorittajarooli) määriteltynä
• Valmis -> ilmoitus, joka on kuitattu suoritetuksi
• Välitetty ->  ilmoitus, joka on siirretty alkuperäisestä toiseen työjonoon
• Peruutettu -> ilmoitus, joka peruutettiin vastuullisen työnjohdon toimesta
  
  

Palvelupyyntö-toiminnallisuuden erityispiirteitä

• Palvelupyyntö on toiminnallisuus, jonka avulla voidaan seurata esimerkiksi vikakorjauksen läpimenoaikaa. Spotilla laskee aikaa siitä hetkestä, kun ilmoitus on tehty (eli palvelupyyntö avattu Spotillaan) siihen hetkeen, kun se kuitataan valmiiksi.
• Palvelupyynnöillä voidaan myös raportoida aika, joka meni palvelupyynön avaamisesta siihen hetkeen, kun ensimmäinen kommentti kirjattiin palvelupyynnölle. Myös esim aika palvelupyynnön avaamisesta siihen, että palvelupyyntö vastuutettiin jollekin roolille eli palvelupyyntö siirtyi "Avoin"-tilasta "Tekeillä"-tilaan voidaan raportoida (tämä siis silloin, kun pääkäyttäjä ei ole etukäteen määritellyt vastuuroolia)
• Palvelupyyntö-ominaisuuteen liittyy julkinen lomake yritys.spotilla.fi/tiketti (tai yritys.spotilla.fi/tiketti/yrityksenitsemaarittelemaosoite), joka on siis nettisivu, jonka kautta kuka tahansa, kuka tietää tämän osoitteen (ja mahdollisen salasanan), voi jättää kaikkia niitä ilmoituksia, mitkä pääkäyttäjä on sallinut jätettävän julkisen lomakkeen kautta -siis myös ilman Spotilla käyttäjätunnusta. Julkinen lomake on mahdollista suojata salasanalla, jottei ihan kuka tahansa voi jättää ilmoituksia ko. nettisivulta. Salasanalla suojatulle lomakkeelle voidaan myös listata haluttujen kansioiden spotit, jotta ilmoittaja voi liittää ilmoituksen oikealle laitteelle
• Tikettejä (julkisia lomakkeita) käytetään esimerkiksi tuotannon siivoojien havaintoja varten tai vaikkapa kunnan asukkaiden vikailmoitusten ilmoittamiseen.
• Palvelupyynnön voi avata, vaikka ei tietäisi laiterekisterin tarkkaa kohdetta (spottia), ellei pääkäyttäjä ole määritellyt spotin liittämistä pakolliseksi (toisin kuin tehtävän. Tehtävä liittyy aina spottiin)
• palvelupyynnöltä voidaan lähettää sähköpostiviesti määritettyyn osoitteeseen ja vastaanottaa viestin vastaanottajalta viestejä liittyen ko palvelupyyntöön
  

  Palvelupyynnöt ja viestintä

  Palvelupyyntötoimintoon liittyy viestintäosio. Palvelupyynnöltä voidaan:

  • lähettää sähköposti palvelupyynnön sisältä halutuille tahoille (esim tilata palvelupyyntöön liittyvä huoltotyö alihankkijalta) --> Vastaanottaja saa sähköpostin ja linkin, mistä tämä voi vastata takaisin lähettäjälle

  • Vastaus näkyy palvelupyynnön sisällä ja siihen voidaan edelleen vastata

  • Voidaan myös lähettää kokonaan uusille vastaanottajille viestejä

Täältä lisää palvelupyyntölajien määrittämisestä ja palvelupyyntöasetuksista (vain pääkäyttäjä voi säätää näitä asetuksia).

Palvelupyynnöt ja julkiset lomakkeet

Palvelupyyntöön liittyy julkinen lomake, jonka avulla sellainenkin henkilö, jolla ei ole Spotilla tunnuksia, voi jättää ilmoituksia. Yleensä lomake on osoitteessa yritys.spotilla.fi/tiketti . Tähän lomakkeeseen ei listata ympäristössänne olevia laitteita. Spotillaan voidaan luoda omia julkisia lomakkeita, joihin voidaan listata halutut laitteet, joista ilmoittaja voi valita, mihin laitteeseen ilmoitus liittyy. Tämä lomake voidaan "piilottaa" salasanan taakse. Omat lomakkeet luodaan pääkäyttäjän toimesta palvelupyyntöasetuksissa "Julkiset lomakkeet"-välilehdellä.