Tästä artikkelista selviää, mikä on spotti, miten etsit spotin ja sen tiedot sekä miten muokkaat spotin tietoja hallintaportaalissa. Spottien taulukkonäkymän sarakkeet (laitekortin tietokentät) ja laitekortin tietojen muokkaaminen
Spottien hakeminen ja selaaminen
Laitteita, koneita ja muita kohteita, joita Spotillassa hallitaan kutsutaan järjestelmässä nimellä "Spotti". Spotti voi tarkoittaa myös esimerkiksi henkilöä (henkilörekisterissä), kemikaalia (kemikaalirekisterissä) tai vaikkapa sopimusta. Voit siis rakentaa Spotillaan millaisen tahansa rekisterin.
Hallintaportaalissa laitteiden ja laitetietojen hakeminen ja selaaminen tapahtuu Kohteet ja Laitteet valikon alta (tai Kansio ikonin takaa) "Kohteet, laitteet, kalusto" kohdasta. Oletusnäkymässä näkyy 60 viimeiseksi päivitettyä spottia. Kun haluat tarkastella kaikkia spotteja, mene taulukkonäkymä-välilehdelle.
Taulukkonäkymään on listattu kaikki spotit, mitä rekisterissänne on. Voit hakea tietyn spotin kirjoittamalla "Nimi" kohtaan spotin nimen tai osan siitä.
Mikäli haluat tarkastella jotain suurempaa kokonaisuutta, vaikkapa yhden kansion/kohteen spotteja, tee suodatus. Käytä suodattamiseen hakukenttiä kunkin sarakkeen otsikon alla. Suodatusten avulla voit luoda juuri sellaisia näkymiä kuin tarvitset. Voit suodattaa näkymää erittäin monipuolisesti: spotin nimellä, kansiolla, taginumerolla, laitekortilla, spotin luomis-/päivityspäivämäärällä, päivittäjän nimellä, spotin tilalla tai millä tahansa laitekortin tiedolla/arvolla:
Tässä näkymässä voit myös muokata spotin laitetietoja suoraan taulukon sarakkeeseen rivimuokkauksena (tuplaklikkaa muokattavaa kenttää ja kirjoita arvo, poistu solusta esim tabulaattorilla, enterillä tai nuolinäppäimellä).
Voit myös listata spotteja laitekortin mukaan "Listaa laitekortin mukaan", jos esimerkiksi haluat listata vaikkapa kaikki laitteet, jotka käyttävät "työkalujen laitekorttia".
Voit myös kopioida toisesta excelistä useampia soluja kerrallaan, mutta varmista, että solut ja sarakkeet samassa järjestyksessä sekä alkuperäisessä excelissä että Spotillan taulukossa.
Jos haluat tuoda näkymän Exceliin paina "Vie taulukkonäkymä"
Jos sinulla on Spotillassa yli 10 000 spottia ja haluat ladata kaikki tähän taulukkoon paina "Hae kaikki spotit" (oikealla ylhäällä).
Tallennetut näkymät
Tallennetut näkymät ovat käytännössä eri hakukenttiin syötettyjen tietojen kokonaisuuksia tallennettuina.
Pääkäyttäjä voi luoda rajattoman määrän erilaisia taulukkonäkymiä, globaaleja näkymiä, jotka näkyy kaikille käyttäjille. Globaalia näkymää luodessa laita vain rasti ruutuun "Globaali näkymä". Mikäli pääkäyttäjä haluaa pakottaa globaalin näkymän oletusnäkymäksi eli että kyseinen näkymä aukeaa oletuksena, kun käyttäjä tulee ko sivulle, tulee laittaa rasti ruutuun "Globaali oletusnäkymä".
Myös managerikäyttäjä voi luoda itselleen rajattoman määrän tallennettuja näkymiä, jotka näkyvät vain hänellä itsellään. Katso täältä miten.
Luo haluamasi taulukkonäkymä tuomalla haluamasi sarakkeet näkyviin ja tekemällä haluamasi suodatukset. Paina sen jälkeen "Tallenna näkymä" -> "Luo uusi näkymä" -> Anna näkymälle sopiva nimi, jotta jälkeenpäinkin tiedät millaisesta näkymästä on kysymys.
Voit myös muokata aiemmin luomiasi näkymiä: "Muokkaa valittua näkymää".
"Valitse tallennettu näkymä" painikkeen takaa voit valita kumpia tahansa käyttöösi.
Globaalit näkymät näkyvät siis kaikilla käyttäjillä, omat vain sinulla.
Pääkäyttäjän tulisi tehdä tarpeelliset näkymät osana palvelun käyttöönottoa, jotta käyttäjillä olisi valmiita tietonäkymiä, jotka sisältävät heidän tarvitsemiaan tietoja.
Uudessa käyttöliittymässä managerikäyttäjäkin voi tehdä itselleen haluamiaan näkymiä hallintaportaaliin, joten pääkäyttäjän valmiiden näkymien luominen ei ole enää niin tärkeää.
Voit järjestää taulukkoon helposti juuri ne sarakkeet mitkä haluat. Voit valita taulukon sarakkeet pienen taulukko ikonin takaa (oikea reuna) TAI klikkaamalla missä tahansa spottien taulukkonäkymän otsikkorivillä hiiren oikealla:
Sitten vain klikkailet sarakkeet joko näkyviin tai pois näkyvistä. Voit myös vaihtaa sarakkeiden paikkaa ihan vain raahaamalla sarakkeen haluamaasi kohtaan.
Yksittäisen spotin etsiminen
Hae spotti kirjoittamalla laitteen nimi tai osa siitä "Nimi"-otsikon alla olevasta hakukentästä "Hae spotin nimellä".
Esim. "Ilma" toisi kaikki kyseisen sanan sisältävät laitteet listaan, kuten ILMAstointikoneet, KuumaILMApuhaltimet, jne.
Voit hakea laitteita myös minkä tahansa laitekortin arvon avulla. (esim syötä sarjanumero "Sarjanumero" sarakkeen hakukenttään.
Yksittäisen spotin laitetietojen muokkaaminen
Yksittäisen Spotin tietojen muokkaaminen tapahtuu seuraavalla tavalla:
Voit muokata laitteen tietoja suoraan taulukkonäkymässä. Tuplaklikkaa laitetietosaraketta ja muuta arvo haluamaksesi. Toki voit myös muokata spotin tietoja ollessasi kyseisen spotin kortilla.
Jos haluat lisätä tiedostoja spotille (esim word dokumentteja, pdf, excel, jpg jne) , paina "Valitse tiedostoja" tai vain raahaa tiedosto "Tiedostot"-kohtaan. Tallenna. Nyt voit luoda spotille liitettäville tiedoistoille myös kansioita. Katso täältä miten (kohdasta "Tiedostot").
Jos haluat poistaa tiedostoja, paina punaista roskakorin kuvaa tiedoston oikealla puolella.