Missä tapauksissa varauskustannuksia käytetään?
Mikäli Spotillan avulla hallitaan vuokrattavia/varattavia kohteita tai kalustoja, kuten esimerkiksi yrityksen sisäisessä toiminnassa eri organisaatioiden käytössä olevia työkaluja tai vaikkapa asuinhuoneita ja näiden varauksien osalta halutaan muodostaa laskutusaineistoa, käytetään tällöin varauskustannukset toimintoa.
Jokaiselle kohteelle (Spotille), jota varataan tai vuokrataan luodaan varauskustannusmääritys, joka on sääntö varauksien hinnan laskemiselle.
Järjestelmään voidaan myös luoda esimerkiksi laiteryhmäkohtainen varauskustannus, jota kaikki kyseisen laiteryhmän laitteet käyttävät.
Jos sinulla on paljon laitteita/kohteita, joiden osalta voida käyttää samaa varauksen laskentamääritystä, on järkevää tehdä "yleinen" varauskustannusmääritys ja käyttää sitä kaikilla näillä tai useammalla kuin yhdellä samanlaisella laitteilla.
Jokaisella yksittäisellä Spotilla voi olla vain yksi varauskustannus voimassa kunakin tarkasteluhetkenä.
Muista, että mikäli varauskustannus on määritelty "Kansiolle", ei kyseisessä kansiossa olevilla laitteilla voi samaan aikaan olla omaa, erillistä kustannusperustetta.
Esimerkiksi joko kaikki "Pakettiautot" kansion pakettiautot laskutetaan samalla perusteella, tai sitten niillä on omat varauskustannusmääritykset.
Varauskustannukset määritellään hallintaportaalissa joko yksittäisen laitteen muokkaustilassa
- Jolloin voit joko valita jo valmiiksi luodun "yleisen" varauskustannusmäärityksen TAI
- Luoda kyseiselle laitteelle oman varauskustannusmäärityksen
Muokkaa- tai "lisää" painike luo laitteelle uuden varauskustannuksen ja "Valitse varauskustannus"-painike valitsee olemassa olevan varauskustannuksen. Muista päivittää Spotin tiedot.
Varauskustannuksen luominen
Varauskustannuksen määrittelyssä "Kustannuksen kohteet" valintaan valitaan ne Spotit, joiden halutaan käyttävän tätä varauskustannusta.
Voit myös valita yhden kansion käyttämään varauskustannusta (esimerkiksi: "pakettiautot"), jolloin kaikkia pakettiautoja koskee tämä varauskustannusmääritys.
Muista päivittää Spotin tiedot.
Kaikkia luotuja varauskustannuksia voidaan hallita "Rakenteet" -> "Varauskustannukset" valikon kautta.
Kun varauskustannus on määritelty, se vaikuttaa kaikkiin sen hetken jälkeen tehtyihin varauksiin, mutta ei sitä ennen tehtyihin varauksiin.
Jos varauskustannusta päivitetään, se vaikuttaa kaikkiin sen hetken jälkeen tehtyihin varauksiin, mutta ei ennen päivitystä tehtyihin varauksiin.