Ennakkohuollot - Miten tehtäväpohjat toimivat?

Tehtäväpohjat helpottavat ja selkeyttävät huolto-ohjelmien laatimista. Näin luot tehtäväpohjan.

Tässä artikkelissa käsitellään ennakkohuolto-ohjelman laatimista. Ennakkohuolto-ohjelma tarkoittaa kalenteriin perustuvaa, toistuvaa sykliä, jossa laitteelle/koneelle/kohteelle määritellään erilaisia huoltoja, kuten viikko, kuukausi tai vuosihuolto. 

Spotillassa on mahdollista toteuttaa myös muita kuin kalenteriin pohjautuvia ennakkohuolto-ohjelmia. Esimerkiksi käyttötuntilukemiin perustuvia huolto-ohjelmia on myös mahdollista tehdä. Näistä kerrotaan lisää tässä artikkelissa


Yksinkertaisimmillaan ennakkohuolto-ohjelman voi laatia jokaisella koneelle perustamalla tälle yksittäisen tehtävän, jonka toistuvuusasetuksiin määritellään päivä, viikko, kuukausi tai vuosikohtainen toistuminen. Katso tästä miten voit luoda tehtävän


Seuraavaksi artikkelissa käsitellään tapoja, joilla ennakkohuolto-ohjelmien hallinta on tehokkaampaa ja helpompaa kuin yksittäisten tehtävien kautta toteutettuna. 

Tehtäväpohjat
-toiminnolla määritellään tehtäväpohjia, joita voidaan käyttää tehtäviä tai ryhmätehtäviä luotaessa. Tehtäväpohjalle määritellään tehtävän nimi, kuvaus ja toistuvuusasetukset, jolloin käytettäessä tehtäväpohjaa uuden tehtävän luomiseen, on edellä mainitut tiedot automaattisesti asetettu uudelle tehtävälle. Itse tehtäväpohja voidaan luoda vain teknisen pääkäyttäjän toimesta (admin tunnukset), mutta luotua tehtäväpohjaa voi hyväksikäyttää kuka tahansa manageri- tai mobiilikäyttäjä.

Tehtäväpohja = Huolto-ohjelman perusteena toimiva määritys siitä:

  • Mitä tehdään (tehtävän nimi ja kuvaus)
  • Miten tehdään (esimerkiksi tarkastuslista [tehtävälomake])
    • Tässä siis määritellään kaikki asia mitä "kentällä" tulee dokumentoida ja kirjata tehtävän suorittamisen yhteydessä (myös "sähköinen lomake", "tarkastusraportti", "huoltoraportti")
  • Miten usein tehdään (toistuvuusasetukset)
  • Vaaditaanko työtuntien kirjaus
  • Tuleeko tehtävälle "Tarkastus"-tila
  • Mitä viikonpäiviä toistuvuus koskee


Esimerkiksi "Ilmanvaihtokoneen vuosihuolto" tehtäväpohjalle määritellään ilmanvaihtokoneen vuosihuollon määritykset eikä niitä silloin tarvitse määritellä uudestaan uutta tehtävää luotaessa. Tehtäväpohjien etu on myös siinä, että kaikki tehtävät, jotka on luotu tehtäväpohjan avulla päivittyvät, jos tehtäväpohjan tietoja muutetaan. 

Käytännössä kaikki ennakkohuolto-ohjelmien tehtävät kannattaa perustaa tehtäväpohjaa hyväksikäyttäen, jotta tehtävien hallinta ja raportointi kokonaisuutena on helppoa. Tehtäväpohja kannattaa myös luoda aina, jos useammalle kuin yhdelle laitteelle luodaan täysin samanlainen (samanlaisella ohjeistuksella, toistuvuudella ja muilla tehtävän asetuksilla) tehtävä.

Tehtäväpohja toimii ikäänkuin mallipohjana tehtävää luodessa. Kun tehtävä luodaan mallipohjaa käyttäen, ei tehtävän nimeä, kuvausta, toistuvuuusasetuksia ja muita määrityksiä (tarkastustila, tuntien kirjauksen pakotus) tarvitse naputella uudestaan yksittäisille tehtäville.

Esimerkiksi tilanteessa, jossa määritellään ilmanvaihtokoneiden tai käsisammuttimien huolto-ohjelma, on aina järkevää ensin luoda näille molemmilla oma tehtäväpohja.

Jos osa käsisammuttimista on ulkotiloissa ja osa sisätiloissa ja näiden tarkastus- tai huoltoväli on siksi erilainen, luodaan erikseen "Käsisammuttimen vuosittainen tarkastus, sisäsammutin" ja "Käsisammuttimen vuosittainen tarkastus, ulkosammutin" tehtäväpohjat. 


Tehtäväpohjien tarkoituksena on siis:

  • Yhdenmukaistaa töiden määritykset
  • Helpottaa uusien töiden määrittelyä
  • Tuottaa parempaa raportointia, kun kaikki työt on dokumentoitu samalla tavalla

Huomaa, että vain tehtäväpohjat, johon EI liity toistuvuutta näkyvät mobiilissa. Eli esim. "Tilauksesta"-tyyppistä työtä, jota tehdään usealle laitteelle satunnaisin määräajoin, kannattaa luoda tehtäväpohja, jossa työn ohjeistus, mutta toistuvuus on "ei toistu".

Ennen kuin alat luomaan tehtäväpohjia, mieti mitkä kaikki huollot tehdään täysin samanlaisina eli samanlaiselle ohjeistuksella ja samanlaisella toistuvuudella useammalle kuin yhdelle laitteelle --> tällaisesta tehtävästä kannattaa luoda tehtäväpohja

Esim. Tehdäänkö kaikille meidän särmäyskoneille samanlainen vuosihuolto?
Kyllä --> luo tehtäväpohja "Särmäyskoneen vuosihuolto"
Ei, yhdelle särmäyskoneelle tehdään huolto puolivuosittain ja toiselle vuosittain --> luo yksittäinen tehtävä

Luo tehtäväpohja näin:

Tehtävät -> Tehtäväpohja -> "+Luo uusi tehtäväpohja"
Suosittelemme antamaan tehtäväpohjalle nimen, josta selviää millaisilla tehtävillä pohjaa on tarkoitus käyttää (ja toistuvuus). Tehtävän nimi on se tehtävän nimi, joka tulee näkyviin mobiilissa tehtävien työjonon etusivulle. Tehtävän kuvaus on tarkempi ohjeistus, jonka työn suorittaja näkee, kun avaa tehtävän työjonosta.

Tehtäväpohjalle voidaan halutessa liittää myös tehtävälomake ja se voidaan liittää työmääräimeen.
Jos haluat, että tehtävä menee tehtävän valmiiksi kuittaamisen jälkeen menee tarkastukseen työnjohtoon, laita täppä ruutuun "Tehtävä on tarkistettava ennen valmistumista". Jos haluat pakottaa tehtävän suorittajan kirjaamaan tehtävään käytetyn ajan, laita täppä ruutuun "Vaadi työtuntien kirjaus".

Tehtäväpohjan hyöty konkretisoituu myös siinä  vaiheessa, jos joskus tulevaisuudessa haluat parantaa jotain työohjetta (tehtävän kuvaus).

Kun ollaan luotu vaikkapa 20 tehtävää käyttäen tiettyä tehtäväpohjaa,  niin voit vaihtaa tehtävän kuvausta tehtäväpohjan kautta kaikille niille tehtäville, jotka on luotu pohjaa käyttäen vaihtamalla tehtävän kuvauksen ko tehtäväpohjalle -sen sijaan, että tulisi muuttaa tehtävän kuvaus jokaiselta 20 tehtävältä erikseen.


Katso tästä lyhyt video tehtäväpohjan luomisesta:

HubSpot Video

Miten laadin ennakkohuolto-ohjelman?

Käytit sitten tehtäväpohjia tai et, ennakkohuolto-ohjelman laatiminen noudattaa käytännössä näitä vaiheita

  1. Luo laitteet Spotillaan
  2. Määrittele ja tunnista kuka toimii vastuullisena (käyttäjä- tai käyttäjärooli) huolloissa, perusta tarvittaessa roolit Spotillaan
  3. Luo tehtäväpohjat ja/tai tehtävälomakkeet, jos aiot käyttää niitä huolloissa
  4. Suunnittele huoltojen aikataulutus - milloin mikäkin huolto ollaan tekemässä?
  5. Luo huolto-ohjelma perustamillesi laitteille yksittäin (tehtävät) tai käytä ryhmätehtävät toiminnollisuutta