Kansioiden luominen ja kansiopuun kopioiminen
Jokaisella laitteella on oltava kansio. Siksi kansiopuun rakentaminen on ensisijainen tehtävä käyttöönotossa yhdessä laitekorttien määrittelyn kanssa. Halutessasi voit kuitenkin luoda uusia kansiorakenteita milloin hyvänsä.
- Yhteen kansioon voi liittää yhden laitekortin
- Yhden laitekortin voi liittää useaan kansioon
- Kaikki kansion sisällä olevat laitteet käyttävät kansioon liitettyä laitekorttia.
- Kansio voidaan liittää asiakkaaseen
Kansion luominen yksi kerrallaan
Valitse ruudun oikeasta ylänurkasta "+ Luo Uusi kansio". Seuraavaksi nimeä kansio. Kansioon voi liittää tagin. Valitse kansion paikka hierarkiassa, eli ylätaso -valikosta valitaan minkä kansion alle juuri luomasi kansio on tulossa. Jättäessäsi tämän tyhjäksi, syntyy kansio ylimmälle tasolle, suoraan juureen (ei suositella, paitsi perustelluista syistä [oikeudet]).
Kansiopuun luominen excelillä
Kansiopuu voidaan luoda myös exceliä hyväksikäyttäen. Tämä on hyvin käyttökelpoista erityisesti silloin, kun kyseeessä esim huoltopalveluyritys, jolla useita kymmeniä/satoja asiakkaita, jossa asiakas=kansio tai kun kansiopuu on jotenkin muuten todella laaja ja eri kansioissa käytetään eri laitekortteja
- Mene -> Kansiopuu
- Paina "Tuo excelistä"
- Paina "käyttöohjeet"
- Lataa mallipohja
- Luo haluamasi kansiopuu exceliin ja tallenna koneelle
- Valitse ylätaso, jonka alle excel taulukossa olevat kansiot lisätään
- Paina "Valitse excel tiedosto"
- Paina "Tallenna"
KANSION TIEDOT
| Nimi | Kansion nimi |
| Asiakas | Kansio voidaan liittää asiakkaaseen esim laskutusaineiston tiedon siirtoa tai asiakaskohtaista raportointia varten |
| Kuvaus | Vapaaehtoinen tarkennekenttä kansiolle. HUOM! tällä tiedolla ei voi hakea mobiilissa |
| Tagi | Jos kansioon on liitetty tagi, avaa mobiilisovellus ko. kansion, kun tagi luetaan |
| Ylätaso | Määrittää, mihin kohtaan kansiopuuta kansio sijoittuu |
| Laitekortti | Määrittää kyseiseen kansioon tulevien spottien laitekortin |
| Oletusviestityyppi | Asettaa tietyn viestityypin oletukseksi tämän kansion laitteille |
| Oletuspalvelupyyntö | Asettaa tietyn palvelupyyntölajin oletukseksi tämän kansion laitteille |
| Kansion lisätietokentät | Määrittää lisätietokentät, jotka kansioon liitetään (pysyväisluontoista tietoa, jotka liittyvät itse kansioon, ei niinkään kansion sisältöön) |
| Tiedostot | Liittää kansioon tiedostoja (kuvia, manuaaleja), jotka liittyvät koko kansion sisältöön -ei vain yhteen spottiin |
Lisäksi voit määritellä kansion laitteille oletusviestityypin sekä oletuspalvelupyyntölajin. Nämä asetukset ovat tärkeitä käytön helpottamiseksi loppukäyttäjille (erityisesti mobiilikäyttäjät)
Voit myös halutessasi määritellä kansiolle annettavia lisätietokenttiä koskevan laitekortin tai määritellä kansiolle lisätietokenttiä (attribuutteja).
- Esimerkiksi, jos kansio on kiinteistö, kuten "Palloiluhalli" tai "Kiinteistö Oy Kataja", tällaiselle kansiolle käytettäisiin "Kiinteistön perustiedot" laitekorttia, jolloin kansio saisi kaikki "kiinteistön perustiedot" laitekortin tietokentät käyttöönsä
Jos haluat lisätä tiedostoja kansiolle, voit tehdä sen tässä. Kansioon kiinnitetään usein sellaisia dokumentteja, jotka koskevat kaikkia ko. kansion sisällä olevia spotteja. (Esimerkiksi kiinteistö kansiolle kiinteistön pohjapiirustukset) Itse yhtä spottia koskeva dokumentti kannattaa liittää itse spotille.
"+lisää uusi tiedosto". Voit liittää kansiolle erilaisia tiedostoja, kuvia, exceliä, word, pdf jne.
Voit raahata tiedostot esim tiedostonhallinnasta Spotillaan:
LAITEKORTTI
Lopuksi valitse kansioon lisättäviä laitteita koskeva laitekortti kohdasta "Laitekortti".
Laitekortin kiinnitys ei ole pakollista, mutta erittäin suositeltavaa.
Muista, että laitekortti asettaa/pakottaa tietokentät kaikille tähän kansioon sijoitettaville laitteille
Täältä lisää laitekorteista ja niiden luomisesta.
Jos kansiossa on laitteita ja teet sen jälkeen muutoksia kansion laitekorttia koskeviin määrityksiin, kaikki muutokset vaikuttavat suoraan jokaiseen laitteeseen, joka kansioon on lisätty. Ole siis huolellinen tehdessäsi muutoksia olemassa oleviin kansioihin erityisesti niiden laitekortin määritysten osalta.
Lopuksi paina "Luo Kansio" ruudun vasemmasta alanurkasta.
KANSION KOPIOINTI
Katso tästä lyhyt video kansio(puu)n kopioimisesta:
Mene Kohteiden kansiopuu --> Kansiot-sivulla paina "Kopioi kansio", määrittele sitten:
- kopioitava kansio ja
- kansio, johon kopioidaan.
Huomaa, että järjestelmä kopioi koko kansiorakenteen määritellyn kansion alapuolelta eli kansion ja sen alakansiot sekä kansioiden asetukset eli oletuspalvelupyynnöt ja -viestit sekä kansiolle liitetyt laitekortit.
Voit hakea helposti kopioitavan ja kohdekansion myös kirjoittamalla kansion nimen tai osan siitä ko. tietokenttään. Tämä helpottaa varsinkin tapauksessa, jossa kansiopuu on hyvin monimutkainen/moniportainen.
Kansion kopiointi ei kopioi kansiossa olevia laitteita, vaan ainoastaan kansiot ja niiden asetukset, kuten:
- Käytetty laitekortti
- Käytetty kansion lisätietokenttien laitekortti
- Oletusviestityyppi
- Oletuspalvelupyyntölaji