Ohjeet (pääkäyttäjälle), kuinka luoda uusi käyttäjätunnus
Katso tästä lyhyt video siitä, miten pääkäyttäjä voi luoda uuden käyttäjätunnuksen:
- Kirjaudu hallintaportaaliin pääkäyttäjätunnuksilla.
- Mene käyttäjätilien hallintaan Käyttäjälistaus sivulle.
- Paina "Luo uusi käyttäjätunnus". Täytä käyttäjätiedot: nimi, sähköposti ja yritys. (Yritys ei ole pakollinen, mutta on esimerkiksi sellaisissa tapauksissa kätevä tarkenne, jos organisaationne antaa myös esim ulkopuolisille palveluntuottajille tunnuksia Spotilla-palveluunne. Näin käyttäjälistauksesta näkee heti, minkä yrityksen työntekijästä on kysymys)
- Sähköposti-kohtaan määritetty sähköpostiosoite toimii käyttäjän käyttäjätunnuksena.
Sähköpostina voit käyttää ihan mitä tahansa sähköpostiosoitetta esimerkiksi tuotanto@yritys.fi, mutta huomaa, että jos sähköposti ei ole oikea, olemassaoleva sähköposti, ei myöskään sähköpostiherätteet tai muut ilmoitukset tule perille. Myös tehtävien todellinen suorittaja on hankala todentaa, jos kirjaudutaan sisään yleisellä sähköpostiosoitteella tai muulla "yhteiskäyttötunnuksella".
Käyttäjälle on mahdollista määrittää työpäivät ja työntekijän tuntihinta, jos halutaan lisätä automaattisesti kustannuksia, kun ko. käyttäjä suorittaa tehtäviä.
Päivittäinen työaika kannattaa täyttää, mikäli käytät Spotillaa resursointiin. Järjestelmä tarjoaa oletuksena 7,5 h arkipäiville. Mikäli et käytä resursointia, hyppää kohdan yli, jätä oletustyöaika käyttäjälle. - Sitten määritetään, käyttääkö tämä käyttäjä Spotillaa pelkästään mobiililaitteella vai myös selainsovellusta ja luodaan tarvittavat käyttöoikeudet joko mobiiliin tai selaimeen tai molempiin. On turhaa luoda selainsovellukseen tunnukset, jos käyttäjä käyttää vain mobiilia ja päin vastoin.
Lisää mobiili- ja selainsovellus käyttäjätunnusten eroista voit lukea täältä.
Vain pääkäyttäjätunnuksilla voi luoda uusia käyttäjätunnuksia
Mobiilisovelluksen käyttöoikeus
Mobiilikäyttöoikeudella voit kirjautua Spotilla sovellukseen mobiililaitteella. Tunnusta luotaessa voit käyttää valmiiksi generoitua salasanaa painamalla sinistä nappia "generoi". Näin järjestelmä luo automaattisesti tarpeeksi vahvan salasanan käyttäjälle. Voit myös käyttää samaa salasanaa selainsovelluksen käyttöoikeuden salasanana klikkaamalla "Aseta molempiin sovelluksiin sama salasana" .
Jos luot itse salasanan, muista salasanasäännöt!
Tarpeeksi vahvassa salasanassa on vähintään 8 merkkiä, vähintään 1 iso kirjain, vähintään 1 erikoismerkki ja vähintään 1 numero.
PIN-koodiksi tulee määrittää jonkin 4-numeroinen luku. PIN-koodi tulee tässä asettaa, vaikkei sitä yleensä käytössä tarvita, sillä kun kerran kirjaudutaan mobiilisovellukseen, ei sieltä tarvitse kirjautua ulos. Tämä pätee silloin, kun puhelin on henkilökohtaisessa käytössä ja puhelimessa on jokin toinen tunnistautumistapa esim kasvojentunnistus, sormenjälkitunnistus tai puhelimen oma PIN-/lukituskoodi.
- PIN-koodiksi ei kannata asettaa 0000 eikä 1234
- Sama PIN-koodi voi olla järjestelmässä vain kerran eli et voi antaa samaa PIN-koodia kahdelle eri käyttäjälle. Siksi kannattaa valita jokin täysin sattumanvarainen numeroyhdistelmä.
Liitä käyttäjä niin moneen mobiilirooliin kuin on tarpeellista. Klikkaa käyttäjäoikeudet kohtaa ja liitä käyttäjä tarvittaviin rooleihin (nämä roolit määrittävät sen, mitkä työjonot [--> tehtävät & palvelupyynnöt] käyttäjä näkee mobiilissa ja mitä ei).
Muista, että käyttäjälle tulee määritellä vastuiden lisäksi oikeuksia, jotta hän näkee ylipäänsä mitään spotteja järjestelmässä.
Kun painat "Luo uusi käyttäjätunnus", luo palvelu käyttäjätunnuksen ja lähettää samalla sähköpostissa käyttäjälle käyttäjätunnuksen, salasanan ja asiakkuuden nimen, jotka tulee syöttää kirjauduttaessa mobiilisovellukseen (ellet käytä kirjautumiseen QR-koodia, jonka saat hallintaportaalista).
Voit tarkastaa kyseisen käyttäjän historia tiedon eli viimeisimmät kirjautumiset sovellukseen painamalla "Tarkasta käyttäjän mobiilisovelluksen lokitiedot".
Selainsovelluksen käyttöoikeus
Manageritunnusta eli hallintaportaali- eli selainsovellusoikeutta luotaessa määritä salasana, hallintaportaalin kieli ja liitä jälleen käyttäjä tarvittaviin rooleihin.
Muista, että käyttäjälle tulee määritellä vastuiden lisäksi oikeuksia, jotta hän näkee ylipäänsä mitään spotteja järjestelmässä.
Em. salasanasäännöt pätevät tässäkin tai voit myös käyttää automaattigeneroitua salasanaa.
Vihreä "Luo uusi käyttäjätunnus" painikkeella (oikea alareuna) palvelu lähettää sähköpostilla linkin kirjautumissivulle ja käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääset kirjautumaan selainsovellukseen.
Käyttäjätilien tiedot eli käyttäjälistauksen tiedot
Kirjautumisloki kertoo, koska käyttäjä on kirjautunut ja millaisella laitteella. Managerikäyttäjän lokitiedot ovat tulossa oleva ominaisuus. Tällä hetkellä toimii vain Android sovellukseen kirjautumiset.