Miten muokkaan käytössä olevaa tehtävälomaketta?

Tehtävälomakkeen kopiointi ja muokkaus, tehtävälomakkeen tila

Mikäli tehtävälomake ei ole vielä käytössä yhdelläkään tehtävällä tai tehtävälomakkeen tila on "Ei käytössä", voit muokata suoraan kyseessä olevaa tehtävälomaketta.

Ensin on luotava tarvittavat uudet lisäkentät tai muokattava olemassaolevia (Tehtävät -> Tehtävälomakkeet -> tehtävälomakkeen kentät välilehti) ja sitten lisättävä ne tehtävälomakkeelle.

Mikäli halutaan "testata" uusi tehtävälomake: aseta luomasi lomakkeen tilaksi "käytössä". Luo itsellesi tehtävä mobiilissa painamalla + painiketta tehtävät välilehdellä. Valitse alasvetovalikosta juuri luomasi tehtävälomake ja määrittele spotti, jolle tehtävä luodaan ja luo tehtävä. Suorita tehtävä ja täytä lomake. Jos haluat vielä muokata lomaketta, poista Spotillasta juuri kuittaamasi tehtävä (jolla lomake käytössä) ja sen jälkeen pystyt muuttamaa lomakkeen tilan -> "Ei käytössä" ja muokkaamaan jälleen lomaketta.

Mikäli halutaan muokata tehtävällä jo käytössä olevaa tehtävälomaketta (lomake jo käytössä useilla suoritetuilla oikeilla tehtävillä), tulee muokata alkuperäisen tehtävälomakkeen kopiota. Ensin luodaan tarvittavat uudet tehtävälomakkeen kentät/muokataan jo olemassa olevia kenttiä. (Tehtävät -> Tehtävälomakkeet -> Tehtävälomakkeen kentät-välilehti).  Kun tarvittavat kentät on luotu,  kopioidaan alkuperäinen eli muokattava tehtävälomake  "Tehtävälomakkeet"-välilehdellä avaamalla tehtävälomake klikkaamalla ko. lomakkeen nimeä. Kopiointi tapahtuu tällä hetkellä vain vanhassa käyttöliittymässä "kopioi"-painiketta painamalla.

Muutokset tehdään tehtävälomakkeen kopiolle: tehdään tarvittavat muutokset lomakkeelle ja painetaan "luo tehtävälomake". 

Järjestelmä nimeää uuden, kopioidun tehtävälomakkeen  ”Copy of alkuperäisen tehtävälomakkeen nimi”, mutta tehtävälomakkeen voi nimetä uudestaan. 

Jos alkuperäinen tehtävälomake on käytössä tehtäväpohjalla ja se halutaan korvata uudella, muokatulla versiolla, tulee tehtävälomake vaihtaa tehtäväpohjalle.

Kannattaa muuttaa tehtävälomakkeen tila "Käytössä" -> "Poistettu" ja  nimetä uudestaan myös vanha lomake esim ÄLÄ KÄYTÄ tms. -sitä ei voi poistaa, jos järjestelmässä on aktiivisia tehtäviä/tehtäviä suoritettuina, joissa on käytössä ko. lomake

Mikäli tehtävää kuitatessa valitaan, että tehtävästä muodostetaan pdf-raportti TAI pdf asetuksissa on määritelty, että pdf raportti luodaan aina, kun tehtävä suoritetaan, pdf tallentuu spotin taakse automaattisesti ja on nähtävillä sekä mobiilissa että hallintaportaalissa.

Hallintaportaalissa voit tarkastella pdf raporttia joko valmiiden tehtävien listauksesta (joko taulukkonäkymä tai kanban) tai yksittäisen spotin takaa. 

Tehtävälomakkeesta muodostuvan PDF-raportin asetuksia voi muokata, vaikka itse lomake olisi jo käytössä tehtävillä.

 Raportin ulkoasu ei kuitenkaan muutu taannehtivasti jo luoduille raporteille, mutta tuleville jo aiemmin muodostetuille avoimille tehtäville, joihin ko. lomake on liitetty, muodostuu raportti uudella ilmeellä.