Palvelupyynnön (esimerkiksi vikailmoituksen, laatupoikkeaman, turvallisuusilmoituksen tai kehitysehdotuksen) käsittely ja kuittaaminen hallintaportaalissa
Avaa palvelupyyntö
(joko
1. ohjausnäkymän palvelupyyntö listauksesta klikkaamalla palvelupyynnön otsikkoa tai
2. Palvelupyynnöt -> Palvelupyynnöt valitse Kanbanilta klikkaamalla palvelupyynnön otsikkoa)
3. suoraan spotilta, palvelupyyntö- välilehdeltä
Palvelupyynnön käsittely, vastuuttaminen ja spottiin liittäminen
Voit muokata palvelupyynnön otsikkoa, prioriteettia (matala/keskiverto/korkea), vastuutahoa ja ilmoituksen kuvausta. Mikäli palvelupyyntö on jätetty ulkoiselta, julkiselta lomakkeelta, sitä ei olla kohdistettu mihinkään spottiin. Jos mahdollista, niin tämä kohdistus kannattaa kuitenkin tehdä, jotta palvelupyyntö liittyy johonkin spottiin ja huoltohistoria kertyy oikean laitteen/kohteen (spotin) tietoihin.
Etsi kyseessä oleva spotti kohdasta "Valitse Spotti, johon pyyntö kohdistuu" kirjoittamalla esim spotin nimi tai osa siitä. Spotilla tarjoaa hakutuloksia.
Voit liittää palvelupyynnölle liitetiedoston (esimerkiksi kuvan), käsittelymerkinnän (esim "työn alla", "varaosa tilattu" tms.) tai sisäisen kommentin (esimerkiksi "asiakas pyysi nopeaa käsittelyä"). Sisäinen kommentti ei näy palvelupyynnöllä mobiilissa.
Tee haluamasi muutokset ja "Päivitä Palvelupyyntö".
Mikäli palvelupyyntöasetuksissa on määritelty niin, että palvelupyynnön kuuluu tulla näkyviin vain hallintaportaaliin, kunnes esim työnjohto "jakaa työn" jollekin vastuutaholle (mobiiliin), niin "Vastuusuorittaja" kohta on silloin tyhjä. Kun työnjohto valitsee "Vastuusuorittaja"-kohtaan jonkin mobiilirooleista, tulee palvelupyyntö näkyviin sen roolin käyttäjille mobiilisovellukseen. Asetuksissa voidaan tosin määrittää, että myös avoimet palvelupyynnöt näkyvät mobiilissa. Palvelupyynnön tila on niin kauan "Avoinna", kunnes palvelupyynnölle on määritetty vastuurooli.
Palvelupyynnöissä vastuutaho on aina rooli -ei yksittäinen käyttäjä.
Palvelupyynnön kuittaus valmiiksi
(Avaa palvelupyyntö alussa kuvatulla tavalla)
Muuta Perustiedot välilehdellä "Tila" kohdassa tilaksi "Valmis".
Huomaa, että palvelupyynnölle pitää olla määriteltynä vastuurooli ennenkuin sen voi kuitata valmiiksi
Kirjoita Kommentit välilehdelle myös käsittelymerkintä (pakollinen!) tai kommentit riippuen organisaationne sisäisestä ohjeistuksesta.
Paina "Päivitä Palvelupyyntö"
Huomaa, että mikäli palvelupyynnölle on liitetty tehtäviä, tulee kaikkien tehtävien olla kuitattu valmiiksi, ennen kuin palvelupyyntö voidaan kuitata valmiiksi.
Palvelupyynnön välittäminen
Jos haluat välittää palvelupyynnön toiselle palvelupyyntölajille (esimerkiksi vikailmoitus-palvelupyyntölajin --> sähköviat palvelupyyntölajille), avaa siirrettävä palvelupyyntö.
Mene Välitä välilehdelle ja valitse palvelupyyntölaji, jolle haluat palvelupyynnön siirtää.
Nyt alkuperäisen palvelupyynnön tila muuttuu välitetyksi ("Välitetty") ja uusi palvelupyyntö on tilassa "Tekeillä", kunnes se kuitataan valmiiksi.
Jo valmiiksi kuitattua palvelupyyntöä ei voi enää siirtää palvelupyyntölajilta toiselle
Viestintä-ominaisuus palvelupyynnöllä
Palvelupyynnöltä voidaan lähettää viesti määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. Ominaisuutta voidaan hyödyntää esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, että
- ilmoitus on avattu julkiselta lomakkeelta ja halutaan lähettää viesti ilmoittajalle esimerkiksi lisätietojen pyyntöä varten
- halutaan tilata ulkopuolinen palveluntarjoaja (jolla ei tunnuksia teidän ympäristöönne) korjaamaan vika
Tuotteet, työtunnit ja kulut
Palvelupyynnölle voidaan liittää tuotteita (esimerkiksi varaosia) ja kirjata työtunteja, joista muodostuu kuluja palvelupyyntöön liittyvälle spotille.