Miten sähköpostiherätteet toimivat?

Missä tapauksissa sähköpostiherätteitä käytetään?

HERÄTTEIDEN SELAAMINEN JA LUOMINEN

Sähköpostiherätteitä on Spotilla palvelussa kolmea eri tyyppiä, viestiherätteet, tehtäväherätteet ja tuote- ja varastomoduuliin liittyvät varastorajahälytykset. 

Viestiherätteet ovat herätteitä, jotka määritellään lähtemään tietyn tyyppisen viestin luomisen yhteydessä yhteen tai useampaan sähköpostiosoitteeseen.

Tehtäväherätteet ovat herätteitä, joiden myötä määritellään säännöt, joiden mukaan määräaikaistehtävästä lähtee sähköpostiviesti  sekä mitä tietoja viestissä tulee.
Tuotteen varastorajahälytys voidaan asettaa tuotteelle. Määrityksen mukaisesti järjestelmästä lähtee sähköpostiheräte määriteltyyn sähköpostiin, kun tuotteen määritelty varastorajasaldo alittuu.

Viestiherätteen luominen

Valitse "Töiden hallinta" valikon alta "Herätteet". Tästä näkymästä voit selata järjestelmääsi perustettuja herätteitä.

Paina ruudun oikeasta ylänurkasta "Luo uusi heräte". 

Ensimmäisenä valitse Tyyppi -alasvetovalikosta, oletko luomassa Viesti- vai Tehtäväherätettä tai Tuotteen varastorajahälytystä.

Suosittelemme: Nimeämisessä ei kannata käyttää henkilöiden nimiä, vaan viestityyppejä johon heräte liittyy. Kannattaa myös huomioida että samaa herätettä voi käyttää useammassa eri viestityypissä. Esimerkiksi "Ilmastointihuolto vikailmoitukset". 

Seuraavaksi lisää vastaanottajat kenttään sähköpostiosoite tai -osoitteet, johon haluat herätteen viestin saapumisesta lähtevän. Esimerkiksi jos viesti on Ilmastointihuollon vikailmoitus, sähköposti lähtisi ilmastoinnin huollot tekevälle työntekijälle tai työntekijöille, tai esim. alihankkijan työnjohdon sähköpostiin.

CC vastaanottaja -kenttään voi syöttää sähköpostiosoitteet, joihin viesti lähtee "kopiona". 

Seuraavaksi määrittele viesti, joka herätesähköpostissa lähtee. Esimerkiksi "Uusi ilmastointihuollon vikailmoitus saapunut."

Seuraavaksi valitaan viestityyppi tai viestityypit, joiden tyyppisten viestien Spotillaan luomisen yhteydessä heräte lähtee.

Laita täpät ruutuihin tietojen kohdalle, jotka haluat herätteen mukana lähtevän. Spotin (laitteen) nimi, Spotin kuvaus, kansiopuu, Spotin attribuuttitiedot, viestin tekijä. Viimeinen täppä lisää viestin tekijän herätteen vastaanottajalistaan.

Lopuksi paina "Luo uusi heräte" nappia ruudun vasemmasta alanurkasta.

 

Tehtäväherätteen luominen

Nimeä heräte. 

Suosittelemme: Jos heräte on tarkoitus lähettää vain tehtävän vastuuhenkilölle, nimeämisessä kannattaa käyttää geneerisempää nimitystä sekä toimitusajankohtaa, esim. Huoltoheräte 14pv. Näin herätettä voi hyödyntää helposti eri tehtävissä. Mikäli erilaisissa tehtävissä halutaan sähköpostiherätteet eri vastuutahoille, luo herätteet esim. "Huoltoheräte 14pv Vastuu A" ja "Huoltoheräte 14pv Vastuu B".

Tehtäväherätteissä kannattaa herätteen nimessä mainita se aika, milloin heräte lähtee (esim "Ajoneuvon katsastus lähestyy -30pvä" -jolloin jo nimestä voidaan päätellä, että herätteen on tarkoitus lähteä kuukautta ennen tehtävän määräpäivää)

 

Seuraavaksi voit lisätä vastaanottajakenttään sähköpostiosoitteita, mutta jos tarkoitus on, että heräte lähtee vain vastuulliselle henkilölle, tämän ja Cc vastaanottaja kentät voi jättää tyhjäksi.

Heräteasetukset

Määritä, milloin herätteen tulisi lähteä (tehtävän määräpäivään suhteutettuna). Määritä aikataulu kohtaan "Etu- tai jälkikäteen toimitettavan herätteen aikataulu". Voit asettaa herätteen lähtemään joko 100 päivää ennen määräpäivää ("-100")tai 100 päivää määräpäivän jälkeen ("100") tai mitä tahansa siltä väliltä. 

Lisäksi voit määrittää tarkasti, mitä kaikkia tietoa haluat sisällyttää sähköpostiherätteeseen ja kenelle kaikille heräte lähetetään ja millaisissa tapauksissa. Laita täpät haluamiisi ruutuihin. 

Voit lisäksi määritellä, että:

  • Heräte lähetetään joka päivä vastuusuorittajille, jos tehtävä on myöhässä ja tekemättä
  • Suorittaja saa itselleen sähköpostiin kuittauksen kun tehtävä on suoritettu
  • Kaikki henkilöt jotka ovat "Vastaanottajat" tai "CC Vastaanottaja" kentässä saavat herätteen kun tehtävä on suoritettu

Lopuksi paina "Luo uusi heräte" nappia ruudun vasemmasta alanurkasta

Kun olet luonut tehtäväherätteet, voit käyttää niitä tehtävillä. Kun luot uutta tehtävää, valitse herätekenttään haluamasi heräte tehtävälle. 

Tuotteen varastorajahälytys

Voit määrittää eri varastoille erilaisia varastorajahälytyksiä. Varastorajahälytys tarkoittaa, että kun tuotteen saldo menee alle tietyn etukäteen määritellyn rajan alle, lähettää järjestelmä sähköpostin.

Määritä sähköpostin otsikko ja sisältö ja määritä minkä varaston tuotteille varastorajahälytys asetetaan. Määritä vielä mitä muuta tietoa sähköpostiin sisällytetään.

  1. Paina "+Luo uusi heräte"
  2. Valitse herätteen tyyppi "Tuotteen varastorajahälytys"
  3. anna herätteelle nimi esim. "Keravan varaston hälytysraja"
  4. Määritä sähköpostin otsikko ja sähköpostin sisältö
  5. määritä vastaanottaja(t) (ja mahdollinen kopiona oleva vastaanottaja)
  6. Määritä varastot, joita käyttäessä heräte lähetetään
  7. Valitse vielä mitä muuta tietoa sähköpostiin sisällytetään
  8. Paina "Luo uusi heräte"