Miten tehdyt työt raportoidaan (Excel ja PDF raportit)

Ennakkohuollon työt sekä muut tehtävät, jotka on suoritettu

EXCEL Raportointi

Spotilla palvelussa kaikki suoritetut työt ("tehtävät") voidaan raportoida Excel-muodossa tai PDF-raporteilla, jos ne  on määritelty.

Suodata ensin Valmiit tehtävät (tai haluamasi tehtävät tehtävän tilan perusteella)
valmiit tehtävät suodatus

Tehtävien taulukkonäkymässä voit suodattaa minkä tahansa sarakkeen tiedon mukaan kirjoittamalla haettavan arvon sarakkeen otsikon alla olevaan hakukenttään.

Tässä esimerkissä suodatettu aikaperusteisesti kaikki tehtävät, joiden määräpäivä on välillä 1.4.-11.5.2021.
tehtävien taulukkonäkymä suodatus aikaperusteinen

Mikäli haluat viedä tehtävät listauksen exceliin, paina "Vie taulukkonäkymä" painikkeesta.

tehtävälistaus exceliin

Excel raportin perusteella tehdyt työt voidaan siirtää esimerkiksi laskutukseen. Käyttämällä suodattimia on mahdollista saada asiakas- tai kohdekohtaisia raportteja. 

Mikäli ajat usein jonkin saman raportin Spotillasta, kannattaa luoda tallennettu näkymä, jonka avulla voit aina palauttaa tietyn taulukkonäkymän asetukset. Katso tästä video siitä, kuinka raportoit esimerkiksi kaikki tehdyt tehtävät ja luo näistä tallennettu näkymä.

tehtävien taulukkonäkymä ja tallennetut näkymät

Täältä lisää tietoa tallennetuista näkymistä.

Suoritettujen töiden PDF-raportointi

Jotta suoritetuista töistä muodostetaan PDF-raportti, tulee työlle olla määritelty tehtävälomake, joka täytetään tehtävän suorittamisen yhteydessä. Lue täältä , miten tehtävälomakkeet määritellään.

PDF-raportin osalta voidaan jokaiselle raportille tulostettavalle tietokentälle määritellä erikseen ikoni sen perusteella, mitä tietoja käyttäjä syöttää lomakkeelle. Käyttämällä eri ikoneita raporteilla, saadaan raportin lukija kiinnittämään huomio haluttuihin tarkastuskohtiin. 

PDF raportit voidaan määritellä lähtemään automaattisesti haluttuihin sähköpostiosoitteisiin tai tehtävää suorittaessa voidaan määritellä osoite, johon raportti lähetetään. Kaikki raportit on myös aina haettavissa selainkäyttöliittymästä. 

Tehtävälomakkeen data



Tehtävälomakkeen tiedot voidaan myös raportoida. Tehtävälomakkeen kenttien data saadaan taulukkoon Tehtävät sivulta -> Taulukkonäkymä -> Tehtävälomakedata-välilehti -> Valitse tehtävälomake

tehtävälomakedata-1

 

Graafiset raportit

Täältä lisää graafisista raporteista eli datan graafisista kuvauksista.