Miten tehtävät toimivat Spotillassa?

Miten ennakoiva kunnossapito hoidetaan Spotillan avulla?

Spotilla palvelussa ennakoivan kunnossapidon huolto-ohjelmat ja määräaikaan perustuvat yksittäiset tai toistuvat tehtävät hoidetaan "tehtävät"-toiminnallisuuden avulla. 

Tehtävät -toiminnolla määritellään määräaikaan perustuvia tehtäviä, jotka pitää kuitata tehdyksi. Tehtävät ovat siis ajastettuja ja niistä on mahdollista määrittää lähteväksi heräte-sähköposti (tai -posteja), jonka lähtemisajankohta voidaan myös määritellä.

Tehtävät voivat olla joko yksittäisiä tai toistuvia. Toistuvat tehtävät toimivat siten, että kuitattaessa tehtävä suoritetuksi, järjestelmä luo uuden tehtävän perustuen kuitatun tehtävän toistumistapa määritykseen (joko mukautuen suoritetun tehtävän aikatauluun tai pitäen alkuperäisen aikataulun) sekä toistuvuusehtoon eli kuinka usein tehtävän tulisi toistua. 

Tehtävän voi liittää palvelupyynnölle tai työmääräimelle. Täältä lisää työmääräimistä Spotillassa. tehtävän liittäminen palvelupyyntöön tai työmääräimeen

Tehtävillä on aina määräaika ja vastuusuorittaja, joka voi olla yksittäinen henkilö tai vastuurooli, kuten "huoltomiehet". 

Tehtävät toimintoon liittyvät seuraavat kokonaisuudet:

  • Tehtäväpohjat (eli tehtävien mallipohja)
  • Tehtävälomakkeet (eli tehtäville liitetyt määrämuotoiset lomakkeet ja niistä luotavat raportit)
  • Ryhmätehtävät (eli tietylle vastuutaholle määritellyt huoltovastuut)

Oman organisaatiosi kunnianhimon ja halutun laadun taso määrittelee, miten sinun kannattaa käyttää Spotillan tehtävätoiminnollisuutta. Järjestelmä ei pakota luomaan tehtävälomakkeita, tehtäväpohjia eikä ryhmätehtäviä. Pääset liikkeelle vaikka heti perustamalla yksittäisten tehtävien avulla huolto-ohjelman. Tämä ei kuitenkaan pitkässä juoksussa ole laadukkain tapa käyttää Spotillaa. 

 

tehtävät järjestys

Mikäli haluat täyden hyödyn Spotillan ominaisuuksista, on yllä olevan kuvan mukainen etenemisjärjestys paras. 

  • Mieti ensin, mitkä tehtävät vaativat raportointia (tehtävälomake->pdf raportti)
    • Luo tehtävälomakkeet
  • Mieti, mitkä tehtävät ovat sellaisia, että ne toistuvat useammalla laitteella aina saman ohjelman mukaan (sama tehtävän nimi ja sama kuvaus sekä toistuvuusväli ja -säännöt aina yhdellä pohjalla)
    • Luo tehtäväpohjat
  • Määritä tämän jälkeen huolto-ohjelma yksittäisten tehtävien avulla tai laadi ryhmätehtävä. Käytä molemmissa tapauksissa luomiasi tehtäväpohjia. 

Tehtävien tilat

Tehtävien tilannetta voit uudessa käyttöliittymässä seurata Kanban taululta. Tehtävällä on 5 mahdollista tilaa: avoin, myöhässä, käynnissä, tarkastuksessa ja valmis.

Täältä lisää Tehtävien Kanban taulusta ja töiden seurannasta. 

Käynnissä oleva tehtävä on nimetty jollekin tietylle vastuuryhmän käyttäjälle ja on työn alla. Vain kyseinen käyttäjä voi käsitellä tehtävää mobiilissa ja vain paikallinen pääkäyttäjä hallintaportaalissa.

Mikäli tehtävä vaatii työn suorittamisen jälkeen tarkastusvaiheen, tulee tämä määritellä jo tehtävän luonti vaiheessa.
tehtävän tarkastustäppä

Kun tehtävälle on tehtävää luotaessa määritelty tarkastusvaihe, tehtävä menee työn suorittajan kuittauksen jälkeen "Tarkastuksessa"-tilaan ennen kuin tehtävä on kuitattu kokonaan valmiiksi. Tarkastaja voi lisätä tehtävälle omat kommenttinsa ja muokata tehtävän suorittajan suorituskommenttia.  Mikäli tehtävällä on lomake ja siitä muodostetaan pdf raportti, se muodostuu vasta sen jälkeen, kun tarkastusvaihe on tehty ja tehtävä kuitataan valmiiksi. 


Lisäksi tehtävää luotaessa voidaan myös määrittää, että tehtävän suorittajan on kirjattava työtunnit tehtävän kuittaamisen yhteydessä. Jos haluat pakottaa tuntien kirjauksen kyseessä olevalle tehtävälle, laita täppä "vaadi työtuntien kirjaus"-ruutuun.