Miten tehtävälomakkeet toimivat?

Ja millaisissa tapauksissa tehtävälomakkeita kannattaa käyttää?

Tehtävälomake on mille hyvänsä tehtävälle määritelty pääkäyttäjän rakentama lomake, joka sisältää määritellyt pakolliset tai vapaaehtoiset tietokentät, jotka käyttäjän on täytettävä suorittaessaan tehtävää. 

Jos tehtävälle on liitetty tehtävälomake, ei tehtävää voi suorittaa/merkitä valmiiksi ennen kuin tehtävälomake on täytetty vaadituilta osin.

Tyypillisiä käyttötapauksia tehtävälomakkeille ovat:

  • Huoltoraportit
  • Tarkastusraportit
  • Pöytäkirjat
  • Tiedon kerääminen (esimerkiksi lämpötilat, havainnot, mittarilukemat yms.)
  • yksityiskohtainen tarkastuslista, jonka jokaiseen kohtaan halutaan kuittaus ja tarkastuksesta mahdollisesti erillinen raportti
  • kun halutaan antaa lomakkeen täyttäjälle mahdollisuus liittää kuva tehtävälle

Tehtävä ilman tehtävälomaketta voidaan käyttäjän toimesta kuitata valmiiksi pelkästään napin painalluksella eikä siitä kirjaudu järjestelmään muuta tietoa kuin se, kuka suoritti tehtävän ja milloin. 

Tehtävälomakkeen avulla voidaan varmistaa, että jokaisen suoritettavan tehtävän osalta on tehtävän suorittajan tuotettava juuri ne tiedot, jotka halutaan.

Tehtävälomakkeesta voidaan muodostaa pdf-raportti. Tehtävästä, jolle on liitetty tehtävälomake, voidaan luoda erillinen PDF-raportti (esim huoltoraportti, pöytäkirja) järjestelmään.
HUOM! Tehtävälomakkeen data tallentuu spotillaan riippumatta siitä, luodaanko erillinen pdf-raportti vain ei (katso tästä, mistä tehtävälomakedatan tieto löytyy).

Kun tehtävälomake on luotu, voit halutessasi liittää tehtävälomakkeen tehtäväpohjalle. Voit liittää tehtävälomakkeen myös yksittäiselle tehtävälle. 

PDF-raportti voidaan määritellä lähtemään automaattisesti haluttuihin sähköpostiosoitteisiin. PDF-raporttia voidaan myös tyylitellä hieman pääkäyttäjän toimesta: voidaan esimerkiksi lisätä raportille yrityksenne logo, ylä- ja alaviite (Esim yrityksen tiedot, osoite, Y-tunnus, nettisoite..), tyylitellä fonttia (koko, väri jne), lisätä tuotteita tai työtunteja raportille yms. Tämä kaikki tehdään Tehtävälomakkeiden PDF-asetukset välilehdellä. 

Tehtävälomakkeen luominen

Tehtävälomaketta suunniteltaessa on hyvä pitää loppukäyttäjä eli lomakkeen täyttäjä mielessä. Mitä pidempi lomake, mitä enemmän osioita lomakkeessa ja mitä enemmän pakollisia kenttiä täyttää, sen työläämpää lomakkeen täyttäminen on. 

Katso tästä lyhyt video tehtävälomakkeen luomisesta:

tehtävälomakkeen luominen

 

  1. Aloita tehtävälomakkeen tekeminen luomalla ensin tehtävälomakkeen kentät ja määrittele kenttien tyyppi (teksti, pitkä teksti, alasvetovalikko, liukukytkin, pvm) Tehtävät -> Tehtävälomakkeet ->  "Tehtävälomakkeen kentät"-välilehti 
  2. Luo sen jälkeen lomake käytettävissä olevista kentistä  "+Luo uusi tehtävälomake" (kts video yllä)
  3. Kun haluat tehtävälomakkeen käyttöön tehtävälle tai tehtäväpohjalle, tehtävälomakkeen tilan tulee olla "Käytössä"
  4. Mikäli lomakkeesta on tarkoitus muodostaa erillinen pdf raportti, määrittele pdf asetukset

Tässä ohje tehtävälomakkeen PDF asetuksiin.

Tehtävälomakedatan tarkastelu


Jos käytät tehtävälomaketta jonkin tiedon keräämiseen, pääset listaamaan lomakkeille syötetyt arvot  Tehtävät --> Tehtävät -> Taulukkonäkymä t-> Tehtävälomakedata-välilehti.

Toki tieto löytyy myös mahdollisesti luodulta pdf raportilta, mutta jos haluat tarkastella useampien lomakkeiden sisältämää tietoa kerralla, tämä on paras tapa.

tehtävälomakedata1

Voit tuoda lomakkeen arvot myös exceliin jatkokäsittelyä varten ("Vie taulukkonäkymä")