Tehtäviiin liittyvät pääkäyttäjätoiminnot
      Takaisin aloitussivulle
      1. Asiakastukisivusto Spotillan käyttäjille
      2. Teknisen pääkäyttäjän toiminnot
      3. Tehtäviiin liittyvät pääkäyttäjätoiminnot

      Miten tehtävälomakkeet toimivat?

      Ja millaisissa tapauksissa tehtävälomakkeita kannattaa käyttää?

      Tehtävälomake on mille hyvänsä tehtävälle määritelty pääkäyttäjän luoma sähköinen lomake, joka sisältää määritellyt pakolliset tai vapaaehtoiset tietokentät, jotka käyttäjän on täytettävä suorittaessaan tehtävää. 

      Jos tehtävälle on liitetty tehtävälomake, ei tehtävää voi suorittaa/merkitä valmiiksi ennen kuin tehtävälomake on täytetty vaadituilta osin.

      Tyypillisiä käyttötapauksia tehtävälomakkeille ovat:

      • Huoltoraportit asiakkaalle
      • Tarkastusraportit
      • Pöytäkirjat
      • Tiedon kerääminen (esimerkiksi lämpötilat, havainnot, mittarilukemat yms.)
      • yksityiskohtainen tarkastuslista, jonka jokaiseen kohtaan halutaan kuittaus ja tarkastuksesta mahdollisesti erillinen raportti
      • kun halutaan antaa lomakkeen täyttäjälle mahdollisuus liittää kuva tehtävälle

      Tehtävä ilman tehtävälomaketta voidaan käyttäjän toimesta kuitata valmiiksi pelkästään napin painalluksella eikä siitä kirjaudu järjestelmään muuta tietoa kuin se, kuka suoritti tehtävän ja milloin. 

      Tehtävälomakkeen avulla voidaan varmistaa, että jokaisen suoritettavan tehtävän osalta on tehtävän suorittajan tuotettava juuri ne tiedot, jotka halutaan.

      Tehtävälomakkeesta voidaan muodostaa pdf-raportti. Tehtävästä, jolle on liitetty tehtävälomake, voidaan luoda erillinen PDF-raportti (esim huoltoraportti, pöytäkirja) järjestelmään.
      HUOM! Tehtävälomakkeen data tallentuu spotillaan riippumatta siitä, luodaanko erillinen pdf-raportti vain ei (katso tästä, mistä tehtävälomakedatan tieto löytyy).

      Kun tehtävälomake on luotu, voit halutessasi liittää tehtävälomakkeen tehtäväpohjalle. Voit liittää tehtävälomakkeen myös yksittäiselle tehtävälle. 

      PDF-raportti voidaan määritellä lähtemään automaattisesti haluttuihin sähköpostiosoitteisiin. PDF-raporttia voidaan myös tyylitellä hieman pääkäyttäjän toimesta: voidaan esimerkiksi lisätä raportille yrityksenne logo, ylä- ja alaviite (Esim yrityksen tiedot, osoite, Y-tunnus, nettisoite..), tyylitellä fonttia (koko, väri jne), lisätä tuotteita tai työtunteja raportille yms. Tämä kaikki tehdään Tehtävälomakkeiden PDF-asetukset välilehdellä. 

      Tehtävälomakkeen luominen

      Tehtävälomaketta suunniteltaessa on hyvä pitää loppukäyttäjä eli lomakkeen täyttäjä mielessä. Mitä pidempi lomake, mitä enemmän osioita lomakkeessa ja mitä enemmän pakollisia kenttiä täyttää, sen työläämpää lomakkeen täyttäminen on. 

      Katso tästä lyhyt video tehtävälomakkeen luomisesta:

      HubSpot Video

       

      1. Aloita tehtävälomakkeen tekeminen luomalla ensin tehtävälomakkeen kentät ja määrittele kenttien tyyppi (teksti, pitkä teksti, alasvetovalikko, liukukytkin, pvm) Tehtävät -> Tehtävälomakkeet ->  "Tehtävälomakkeen kentät"-välilehti 
      2. Luo sen jälkeen lomake käytettävissä olevista kentistä  "+Luo uusi tehtävälomake" (kts video yllä)
      3. Kun haluat tehtävälomakkeen käyttöön tehtävälle tai tehtäväpohjalle, tehtävälomakkeen tilan tulee olla "Käytössä"
      4. Mikäli lomakkeesta on tarkoitus muodostaa erillinen pdf raportti, määrittele pdf asetukset

      Tässä ohje tehtävälomakkeen PDF asetuksiin.

      Tehtävälomakkeen käyttö mobiilisovelluksessa

      Mobiilikäyttäjä voi luoda itselleen tehtävän mobiilisovelluksessa ja liittää tehtävälle tehtävälomakkeen, ellei sitä ole erikseen piilotettu mobiilisovelluksesta. (Tehtävälomake saattaa silti olla käytettävissä sellaisen tehtäväpohjan kautta, johon lomake on liitetty)
      Admin voi määrittää tehtävälomakkeelta hallintaportaalista, että tehtävälomake ei ole käytössä mobiilisovelluksessa:

      1. tehtävät -> tehtävälomakkeet
      2. avaa ko lomake
      3. täppä "piilota tehtävälomake mobiilisovelluksessa"
      4. tallenna 
        piilota tehtävälomake

      Tehtävälomakedatan tarkastelu


      Jos käytät tehtävälomaketta jonkin tiedon keräämiseen, pääset listaamaan lomakkeille syötetyt arvot  Tehtävät --> Tehtävät -> Taulukkonäkymä t-> Tehtävälomakedata-välilehti.

      Toki tieto löytyy myös mahdollisesti luodulta pdf raportilta, mutta jos haluat tarkastella useampien lomakkeiden sisältämää tietoa kerralla, tämä on paras tapa.

      tehtävälomakedata1

      Voit tuoda lomakkeen arvot myös exceliin jatkokäsittelyä varten ("Vie taulukkonäkymä")

      Erilaisia toimialariippumattomia lomakkeita:

      - Uuden työntekijän perehdytyslomake
      - Työntekijän perehdytyslomake tiettyihin tehtäviin / laitteisiin/koneisiin
      - Tulityölupalomake
      - Vaarojen tai riskien arviointi
      - Kemikaaliriskienarviointi

      Huolto- ja kunnossapitotoiminta 
      - Mittauspöytäkirjat
      - Tarkastuslistat
      - Vikalistat ja muut auditointi- tai puutelistat
      - Työkirjaukset (työaika, matkakulut, varaosat)
      - Huoltoraportit ja huoltopöytäkirjat
      - Varaosatilaukset tai muut tilauslomakkeet
      - Työmaatarkastukset, tuotannon tarkastukset tai siivoustarkastukset


      Kalustonhallinta
      -Henkilösuojaimen tarkastuslomake
      -Nostoapuvälineiden tarkastuslomake
      -Henkilönostimen tarkastuspöytäkirja
      -Henkilönostimen käyttöönottotarkastus
      -Työmaan viikoittainen kunnossapitotarkastuslomake
      -Ajoneuvonosturin käyttöönottotarkastuslomake
      -Henkilötavarahissin pystytystarkastuslomake
      -Nostoraksin tarkastuslomake
      -Henkilönostimen käyttöönotto- ja viikkotarkastuslomake
      -Betonipumppuauton käyttöönottotarkastuslomake
      -Kuormausnosturin käyttöönottotarkastuslomake
      -Telinekortti
      -Telineen käyttöönottotarkastuslomake

      Terveydenhoidon lomakkeita
      - Kalibrointitodistus
      - Vaaratilanneilmoitus