Miten ennakoiva kunnossapito ja muut toistuvat työt hoidetaan Spotillan avulla?
Spotilla palvelussa ennakoivan kunnossapidon huolto-ohjelmat ja yleensä kalenteriin (määräaikaan) perustuvat yksittäiset tai toistuvat tehtävät hoidetaan "Tehtävät"-toiminnallisuuden avulla. Nykyään Spotillaan voidaan määrittää myös lukemaan perustuvia tehtäviä "käyttötuntipohjaiset tehtävät". Nimestään huolimatta lukema ei välttämättä tarvitse olla käyttötuntilukema -se voi olla myös km-lukema tai muu kasvava luku. Täältä lisää käyttötuntipohjaisista huolto-ohjelmista.
Tehtävät -toiminnolla voidaan määritellä määräaikaan perustuvia tehtäviä, jotka pitää kuitata tehdyksi. Tehtävät ovat siis ajastettuja ja niistä on mahdollista määrittää lähteväksi heräte-sähköposti (tai -posteja), jonka lähtemisajankohta voidaan myös määritellä.
Tehtävät voivat olla joko yksittäisiä tai toistuvia. Toistuvat tehtävät toimivat siten, että kuitattaessa tekeillä oleva tehtävä suoritetuksi, järjestelmä luo uuden tehtävän perustuen kuitatun tehtävän toistumistapa määritykseen (joko mukautuen suoritetun tehtävän aikatauluun tai pitäen alkuperäisen aikataulun) sekä toistuvuusehtoon eli kuinka usein tehtävän tulisi toistua.
Esimerkkinä vuosittain toistuva tehtävä:
| Toistumistapa | Toistuvuus | Määräpäivä |
Kuittaus pvm (eli suorituspvä) |
Uuden tehtävän määräpäivä |
| Pitää alkuperäisen aikataulun | 1 x vuosi | 31.7.2022 | 15.7.2022 | 31.7.2023 |
| Mukautuu suoritukseen | 1 x vuosi | 31.7.2022 | 15.7.2022 | 15.7.2023 |
Eli ensimmäisessä vaihtoehdossa huoltoväli saattaa venyä pidemmäksi (tai tulla lyhyemmäksi) kuin vuosi -riippuen siitä, milloin edellinen huolto on tehty!
Suosittelemme vahvasti käyttämään pääsääntöisesti "Mukautuu suoritukseen" vaihtoehtoa, jolloin huoltoväli pysyy oikeana, riippumatta siitä, onko edellinen huolto tehty etuajassa tai myöhässä.
Vain jos halutaan, että jokin huolto tehdään aina perjantaisin (tai aina heinäkuussa tai muuna "kiinteänä" ajankohtana), on perusteltua käyttää "Pitää alkuperäisen aikataulun". Tässä tapauksessa ensimmäisen tehtävän määräpäivä tulee ajastaa haluttavalle viikonpäivälle tai kuukaudelle tai esimerkiksi vaikka aina kuukauden ensimmäiselle viikolle. Silloin on vain määritettävä ensimmäisen Spotillaan luotavan määräpäivä siihen kalenteriajankohtaan, jona määräpäivän halutaan pysyvän. Tämä määritys varmistaa sen, että ajankohta ei lähde "elämään", vaan nousee työlistalle aina tiettynä ajankohtana esimerkiksi aina perjantaisin tai aina heinäkuussa.
Huomaa, että tehtävän määräpäivä ei välttämättä ole sama kuin suorituspvä. Suorituspäivä on tehtävän valmiiksi kuittauspäivä.
Tehtävän voi liittää palvelupyynnölle tai työmääräimelle. Täältä lisää työmääräimistä Spotillassa.
Tehtävää luotaessa voit tarkastella spotin (tai kansion) tarkempia tietoja tehtävän kautta.
Arvioitu kustannus
Tehtävälle voidaan myös arvioida kustannus ja näin ennustaa vaikkapa tulevan projektin kustannuksia. Täältä lisää tehtävän arvioidusta kustannuksesta.
Tehtävän liitetiedosto
Tehtävälle voidaan liittää myös tiedosto, esimerkiksi kuva, jos halutaan liittää tehtävään kuvallinen ohjeistus. Tallenna kuva tehtävälle joko raahaamalla tai valitsemalla tiedosto työasemalta.
Tehtävälle on määritettävä aina määräaika ja vastuusuorittaja, joka voi olla yksittäinen henkilö tai vastuurooli, kuten "huoltomiehet".
Kun tehtävä on vastuutettu roolille "Huoltomiehet", niin tehtävä näkyy kaikilla niillä käyttäjillä, jotka on liitetty "Huoltomiehet" rooliin. Mikäli rooli on mobiilirooli, tehtävä näkyy mobiilisovelluksessa, jos se on managerirooli se näkyy vain hallintaportaalissa.
Tehtävät toimintoon liittyvät seuraavat kokonaisuudet:
- Tehtäväpohjat (eli tehtävien mallipohja)
- Tehtävälomakkeet (eli tehtäville liitetyt määrämuotoiset lomakkeet ja niistä luotavat raportit)
- Ryhmätehtävät (eli tietylle vastuutaholle määritellyt huoltovastuut)
Oman organisaatiosi kunnianhimon ja halutun laadun taso määrittelee, miten sinun kannattaa käyttää Spotillan tehtävätoiminnollisuutta. Järjestelmä ei pakota luomaan tehtävälomakkeita, tehtäväpohjia eikä ryhmätehtäviä. Pääset liikkeelle vaikka heti perustamalla yksittäisten tehtävien avulla huolto-ohjelman. Tämä ei kuitenkaan pitkässä juoksussa ole laadukkain tapa käyttää Spotillaa.
Mikäli haluat täyden hyödyn Spotillan ominaisuuksista, on yllä olevan kuvan mukainen etenemisjärjestys paras.
- Mieti ensin, mitkä tehtävät vaativat raportointia ulkopuoliselle taholle (esim yhteenveto huoltotoimenpiteistä ja käytetyistä tunneista ja osista asiakkaalle) (tehtävälomake-> erillinen pdf raportti)
- Luo tehtävälomakkeet
- Mieti, mitkä tehtävät ovat sellaisia, että ne toistuvat useammalla laitteella aina saman ohjelman mukaan (sama tehtävän nimi ja sama kuvaus sekä toistuvuusväli ja -säännöt aina yhdellä pohjalla)
- Luo tehtäväpohjat
- Määritä tämän jälkeen huolto-ohjelma yksittäisten tehtävien avulla tai laadi ryhmätehtävä. Käytä molemmissa tapauksissa luomiasi tehtäväpohjia.
Tehtävien tilat
Tehtävien tilannetta voit seurata Kanban taululta. Tehtävällä on 6 mahdollista tilaa: avoin, myöhässä, käynnissä, tarkastuksessa, valmis ja pidossa.
Täältä lisää Tehtävien Kanban taulusta ja töiden seurannasta.
Käynnissä oleva tehtävä on nimetty jollekin tietylle vastuuryhmän käyttäjälle ja on työn alla. Vain kyseinen käyttäjä voi käsitellä tehtävää mobiilissa ja vain paikallinen pääkäyttäjä hallintaportaalissa.
Mikäli tehtävä vaatii työn suorittamisen jälkeen tarkastusvaiheen, tulee tämä määritellä jo tehtävän luonti vaiheessa.
Kun tehtävälle on tehtävää luotaessa määritelty tarkastusvaihe, tehtävä menee työn suorittajan kuittauksen jälkeen "Tarkastuksessa"-tilaan ennen kuin tehtävä on kuitattu kokonaan valmiiksi. Tarkastaja (managerikäyttäjä) voi lisätä tehtävälle omat kommenttinsa ja muokata tehtävän suorittajan suorituskommenttia. Mikäli tehtävään liittyy tehtävälomake ja siitä muodostetaan pdf raportti, se muodostuu vasta sen jälkeen, kun tarkastusvaihe on tehty ja tehtävä kuitataan valmiiksi.
Tehtävän tauotus
Tehtävä voi olla myös "Pidossa". Tehtävä menee automaattisesti tähän tilaan, kun spotin tila muutetaan joko "Ei käytössä" tai "Viallinen"-tilaan. Yhtälailla tehtävä poistuu automaattisesti "Pidossa"-tilasta (joko avoinna tai myöhässä tilaan), kun spotin tila muutetaan taas aktiiviseksi. Täältä lisää spotin tilasta.
HUOM! Vaikka tehtävä olisi mennyt Pidossa tilaan "Käynnissä"-tilasta, se palautuu joko Avoimeksi tai myöhässä olevaksi, josta se on otettava taas erikseen työn alle.
Lisäksi tehtävää luotaessa voidaan myös määrittää, että tehtävän suorittajan on kirjattava työtunnit tehtävän kuittaamisen yhteydessä. Jos haluat pakottaa tuntien kirjauksen kyseessä olevalle tehtävälle, laita täppä "vaadi työtuntien kirjaus"-ruutuun, kun luot uutta tehtävää/tehtäväpohjaa.
Ryhmätehtävät
Ryhmätehtävän avulla on mahdollista "niputtaa" useampia sellaisia tehtäviä, jolla on sama suorittaja eli vastuurooli. Ryhmätehtävän avulla voidaan vaihtaa useamman tehtävän vastuurooli sen vaihtuessa, esim kun palveluntarjoaja vaihtuu. Täältä lisää ryhmätehtävistä.
Tehtävän liittäminen asiakkaaseen
Tehtävä voidaan linkittää myös asiakkaaseen, jolloin asiakaskohtaiset laskutustiedot tehtävästä voidaan kohdistaa oikean asiakkaan ja työn välillä. Tehtävä voi liittyä automaattisesti johonkin asiakkaaseen, jos se spotti, jolle tehtävä luodaan on kansiossa, joka on liitetty asiakkaaseen.
Tehtävän numerointi
Pääkäyttäjä voi palvelun asetuksissa määrittää, että Spotilla luo automaattisesti jokaiselle Spotillaan avatulle tehtävälle yksilöllisen tehtävänumeron. Ota toiminto käytöön "Palvelun asetuksissa".
Voit määrittää, mistä lukemasta tehtävänumerointi alkaa ja lisäksi voit luoda tehtäville numerot takautuvasti.
Tehtävänumero näkyy tehtävällä laskutustiedot otsikon alla:
