Palvelupyyntöasetusten määrittäminen ja ilmoitusten ohjaaminen oikeisiin työjonoihin. Palvelupyyntöihin liittyvät ilmoitukset ja sähköpostiherätteet sekä muut palvelupyyntöhin liittyvät asetukset
Palvelupyyntöasetukset
Palvelupyyntöasetukset määritellään niiden asetusvalikossa pääkäyttäjän toimesta
( Palvelupyynnöt -> Palvelupyyntöjen asetukset).
Katso tästä artikkelista lisätietoa palvelupyyntöjen hallinnasta ja töiden suunnittelusta.
Palvelupyyntöasetuksissa määritetään:
- mihin työjonoon mikin palvelupyyntö ohjataan
- millaisissa tapauksissa siitä pitää lähteä ilmoituksia ja kenelle (mille käyttäjäryhmälle)
- itse palvelupyyntölomakkeen muoto (eli se lomake, jonka ilmoittaja täyttää).
- mitä tapahtuu alkuperäiselle palvelupyynnölle, jos palvelupyynnöstä tehdään tehtävä
Palvelupyyntöasetuksissa voidaan myös: - rajata käyttäjäryhmiä, jotka voivat avata ilmoituksia tiettyyn palvelupyyntölajiin
- määrittää, saako katselijaroolissa olevat käyttäjät kommentoida ilmoitusta
- määrittää, mitkä roolit voivat nähdä avoimet palvelupyynnöt myös mobiilissa
Palvelupyyntötoiminnollisuus otetaan käyttöön merkitsemällä "Palvelupyyntöominaisuus käytössä" valituksi. Otsikko määrittelee julkisen lomakkeen otsikon, jonka käyttäjät näkevät (osoitteessa asiakkuus.spotilla.fi/tiketti ).
Logo kenttään voit ladata sen kuvan/logon, jonka haluat näkyvän lomakkeella.
PALVELUPYYNTÖLAJIT JA TYÖJONOT
Jokainen erillinen työjono, joka erilaisille palvelupyynnöille (esimerkiksi "vikailmoitus" tai "laatupoikkema") halutaan, muodostaa oman palvelupyyntölajin.
Jokaisella palvelupyyntölajilla voidaan luoda omanlaisensa lomake, joka täytetään uutta ilmoitusta tehdessä. Kunkin palvelupyyntölajin lomakkeen tietokentät määritellään palvelupyyntölajin asetuksissa.
Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan myös määritellä omanlaisensa "automaatio"/ prosessi eli se, minkä roolin käyttäjillä eli kenen kaikkien työjonossa kukin palvelupyyntö kuuluu näkyä ja missä eli mobiilissa vai hallintaportaalissa. Lisäksi voidaan määritellä kuka saa käsitellä palvelupyyntöä ja kuka vain katsella.
Käytännössä siis yhden palvelupyyntölajin työjonon määrää "Managerirooli" (hallintaportaali) ja "Vastuusuorittajarooli" (mobiili).
Käyttäjät, jotka kuuluvat "Managerirooli" kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät (ja pystyvät käsittelemään) palvelupyynnön työjonossaan hallintaportaalissa.
Käyttäjät, jotka kuuluvat "Vastuusuorittajarooli"-kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät palvelupyynnön työjonossaan mobiilisovelluksessa.
Mikäli joillekin käyttäjäryhmälle on tarpeellista nähdä palvelupyyntö, muttei oikeutta käsitellä sitä määritetään se kohtaan "managerikatselija" (hallintaportaali) tai "mobiilikatselija". Katselijaroolein käyttäjille voidaan sallia kommentointi ja liitteiden lisääminen ("Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen").
Esimerkiksi yllä olevan kuvan asetuksista nähdään, että kun ilmoittaja avaa "Vikailmoitus"-tyyppisen palvelupyynnön, se tulee näkyviin "Työnjohto (kaikki oikeudet)"-nimisen roolin käyttäjille hallintaportaaliin JA "Demokäyttäjät (vain luku)"-nimisen roolin käyttäjille mobiiliin.
Sen sijaan "Vikailmoitus Kalliola tuotantolaitos"-tyyppinen palvelupyyntö näkyy ainoastaan hallintaportaalissa "Työnjohto (kaikki oikeudet)"-roolin käyttäjillä, mutta ei kenelläkään mobiilissa ennenkuin joku "Työnjohto"-roolin käyttäjistä vastuuttaa työn jollekin roolille.
UUDEN PALVELUPYYNTÖLAJIN MÄÄRITTÄMINEN
| Nimi |
Nimeä palvelupyyntölaji siten, että ilmoituksen kirjaaja osaa helposti valita oikean ilmoitustyypin. |
| Järjestys |
Eri palvelupyyntölajien järjestyssovelluksen alasvetovalikossa voidaan määrittää palvelupyyntölajin järjestysluvulla. 1 –näkyy ylimmäisenä, 2 –seuraavana, ykkösen alla jne… |
| Kuvaus |
Kuvaus kenttään voidaan kirjoittaa ohjeistusta ilmoituksen kirjaajalle. Kuvaus tulee näkyviin vain julkiselle lomakkeelle (tiketti). |
| Oletus | Määritettäessä palvelupyyntölaji oletuspalvelupyyntölajiksi, järjestelmä tarjoaa kyseessä olevan palvelupyyntölajin aina ensimmäisenä eli kannattaa määrittää palvelupyyntölajiksi sellainen ilmoituslaji, jota oletettavasti avataan eniten |
| Spotin valinta on pakollinen kenttä |
Palvelupyyntöä avatessa on pakollista määrittää, mihin spottiin palvelupyyntö liittyy |
| Tehtäväksi siirron jälkeen |
Tähän määritetään se, mitä alkuperäiselle palvelupyynnölle tulee tapahtua, kun palvelupyynnöstä tehdään tehtävä. |
| Managerirooli |
Tähän määritetään se (manageri)rooli, jolle halutaan kyseessä olevat palvelupyyntölajin ilmoitukset näkymään hallintaportaalissa ja joka pystyy käsittelemään niitä hallintaportaalissa. |
| Vastuusuorittajarooli |
Tähän määritetään se (mobiili)rooli, jolle halutaan kyseessä olevat palvelupyyntölajin ilmoitukset näkymään mobiilisovellukseessa ja joka pystyy käsittelemään niitä mobiilisovelluksessa. |
| Managerikatselija | Rooli, jonka käyttäjät voivat vain nähdä kyseessä olevan palvelupyynnöt hallintaportaalissa, mutta eivät voi muokata/käsitellä niitä |
| Mobiilikatselija | Rooli, jonka käyttäjät voivat vain nähdä kyseessä olevan palvelupyynnöt mobiilisovelluksessa, mutta eivät voi muokata/käsitellä niitä |
| Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen | Katselijarooliin liitetty käyttäjä voi kommentoida palvelupyyntöä ja lisätä sille liitteitä (mutta ei kuitata valmiiksi) |
| Rajaa oikeuksia luoda palvelupyyntöjä | Voit antaa vain tiety(i)lle rool(e)ille oikeuden luoda kyseisen palvelupyyntölajin ilmoituksia |
| Näytä avoinna olevat palvelupyynnöt mobiilissa | Tämä asetus tuo avoimet palvelupyynnöt näkyviin myös mobiilisovelluksessa määriteltyjen roolien käyttäjille |
| Lisätietokentät | Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan muokata omanlaisensa lomake. Peruslomakkeella on jo tiettyjä kenttiä (palvelupyynnön otsikko, kuvaus kenttä yms) valmiina, mutta halutessaan pääkäyttäjä voi lisätä omia kenttiä lomakkeelle |
| Sähköposti, johon heräte lähetetään | Mikäli palvelupyynnön avaamisesta halutaan lähettävän automaattisesti sähköposti johonkin/joihinkin sähköpostiosoitteeseen/-osoitteisiin on tähän määritettävä se sähköpostiosoite/sähköpostiosoitteet |
| Sähköpostiherätteen otsikko | Tähän sähköpostin otsikko eli se teksti, mitä automaattisessa sähköpostiherätteessä on otsikkona (esim "Uusi vikailmoitus avattu Spotilla palveluun") |
| Sähköpostiherätteen sisältöteksti | Tähän sähköpostin sisältöteksti eli se teksti, mitä automaattisessa sähköpostiherätteessä on sisältönä (esim. "Avaa Spotilla ja käsittele palvelupyyntö") |
| Sisällytä lisätietokentät sähköpostiin | Tuo sähköpostiin myös lisätietokentät lomakkeelta |
| Käytössä julkisella lomakkeella | Tuo palvelupyyntölajin näkyviin julkiselle lomakkeelle (tiketti), niin että kuka tahansa voi avata lomakkeen kautta tämän palvelupyyntölajin ilmoituksia. Ruutu jätetään tyhjäksi, jos kyseistä palvelupyyntölajia ei haluta aktiiviseksi julkisella lomakkeella (eli ilmoituksia voi avata vain järjestelmän sisältä Spotilla tunnuksilla) |
| Käytössä mobiilisovelluksessa | Tuo palvelupyyntölajin näkyviin myös mobiilisovellukseen |
ERILAISET LOMAKKEET JA JULKINEN LOMAKE
Palvelupyyntöjä voidaan luoda monesta eri paikkaa:
- järjestelmän sisältä mobiilista ja hallintaportaalista
- julkiselta lomakkeelta "https://asiakas.spotilla.fi/tiketti"
- salasanan taakse piiloteltu julkiselta lomakkeelta: "https://asiakas.spotilla.fi/tiketti/asiakkaanmaarittamaosoite"
ellei jotakin näistä ole rajattu pois. Pääkäyttäjä voi halutessaan määrittää roolit, joilla on oikeus avata ilmoituksia tiettyyn palvelupyyntölajiin. (esim toimipisteen X työntekijät voivat avata vikailmoituksia vain "Vikailmoitukset X" palvelupyyntölajiin ja toimipisteen Y työntekijät vain "Vikailmoitukset Y" palvelupyyntölajiin. (Ja sitten esimerkiksi "Vikailmoitukset X" ohjataan "Huolto X"-vastuuroolin työjonoon ja "Vikailmoitukset Y" ohjataan "Huolto Y"-vastuuroolin työjonoon)
Julkinen lomake tarkoittaa osoitteessa "https://asiakkuus.spotilla.fi/tiketti" tai "https://asiakkuus.spotilla.fi/tiketti/asiakkaanmaarittamaosoite" olevaa lomaketta, jolla voidaan avata kaikki julkiselle lomakkeelle näkyviin määritellyt palvelupyynnöt järjestelmään.
Julkisella lomakkeella ei tule olla käytössä sellaisia palvelupyyntölajeja, jotka ovat yrityksen sisäistä toimintaa.
Sellaisille palvelupyyntölajeille, jotka eivät ole julkisia, voidaan jättää ilmoitus lomakkeelta, joka on salasanan takana. Katso täältä lisää julkisista lomakkeista.
Spotillaan voidaan tehdä rajaton määrä erilaisia palvelupyyntölajeja erilaisia lomakkeita varten (esim vikailmoituslomake, työturvallisuushavaintolomake, kehitysidealomake, lomake laatupoikkeaman ilmoittamista varten jne.) ja kuka tahansa, kenellä on URL-osoite tiedossa, voi jättää palvelupyynnön täyttämällä lomakkeen, jos palvelupyyntölaji on käytössä avoimella julkisella lomakkeella.
Ilmoittaja valitsee oikean palvelupyyntölajin sen mukaan, millaisen ilmoituksen hän haluaa jättää. Valittu palvelupyyntölaji tuo oikeanlaisen lomakkeen täytettäväksi ja ennalta määritetyn manageriroolin ja mahdollisen vastuuroolin ja näin palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti näkymään oikeille henkilöille.
LOMAKKEEN LUOMINEN JA LISÄKENTÄT
"Lisäkentät"-välilehdellä määritellään lomakkeen tietokentät. Julkisella lomakkeella kysytään oletuksena ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite ja otsikko (pakollisia tietoja) sekä puhelinnumero ja ilmoituksen kuvaus, mutta lisäkenttien avulla voit muodostaa juuri sellaisen lomakkeen kuin tarvitset. Kun ilmoitus jätetään järjestelmän sisältä, ei ilmoittajan tietoja kysytä, mutta muuten lomake on samanlainen kuin julkisella lomakkeella.
Eli esimerkiksi vikailmoituslomakkeella voisi olla vaikka sellainen kenttä kuin "Vaikuttaako tuotantoon?" tai "Onko kone käyttökunnossa?". Lomakkeen data voidaan käyttää hyväksi esim työnkuluissa. Täältä lisää työnkuluista.
Määritä lisäkentän nimi ja kentän tyyppi, joka määrittää vastauksen tyypin, jota ilmoittajalta haetaan. Näillä määrityksillä voit siis esimerkiksi pakottaa ilmoittajan valitsemaan vastauksen alasvetovalikosta tai kirjaamaan pelkän luvun. Muita kentän tyyppejä ovat teksti, pitkä teksti tai kyllä/ei valikko.
Kun olet luonut haluamasi lisäkentät, käy lisäämässä ne haluamallesi palvelupyyntölomakkeelle "Palvelupyynnöt"-välilehdeltä ->klikkaa auki haluamasi palvelupyyntölaji -> alhaalta "Uusi lisätietokenttä" -> hae/valitse alasvetovalikosta luomasi lisäkenttä. Määrittele onko ko kenttä ilmoittajan pakollista täyttää.
Jos käytät lisätietokentän tyyppinä "checkbox" (eli kyllä/ei liukukytkintä), kannattaa kysymyksen asettelussa selventää, mikä asento tarkoittaa mitäkin arvoa! (esim. Kytkin oikealla = Kyllä)