Miten määrittelen erilaiset palvelupyynnöt?

Erilaisten työjonojen ja vastuukäsittelijöiden työjonot

Palvelupyyntöasetukset määritellään niiden asetusvalikossa pääkäyttäjän toimesta ( Palvelupyynnöt -> Palvelupyyntöjen asetukset).

Palvelupyyntötoiminnollisuus otetaan käyttöön merkitsemällä "Palvelupyyntöominaisuus käytössä" valituksi. Otsikko määrittelee julkisen lomakkeen otsikon, jonka käyttäjät näkevät. 

Logo kenttään voit ladata sen kuvan/logon, jonka haluat näkyvän lomakkeella.

pp asetukset logo

 

PALVELUPYYNTÖLAJIT JA TYÖJONOT

Jokainen erillinen työjono, joka erilaisille palvelupyynnöille (kuten "vikailmoitus") halutaan, muodostaa oman palvelupyyntölajin

Jokaisella palvelupyyntölajilla voi olla erilainen lomake, joka täytetään uutta ilmoitusta tehdessä. Palvelupyyntölajin kentät määritellään palvelupyyntölajin lomakkeella. 

Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan myös määritellä omanlaisensa prosessi eli se, minkä roolin käyttäjillä eli kenen työjonossa kukin palvelupyyntö kuuluu näkyä ja missä eli mobiilissa vai hallintaportaalissa. Lisäksi voit määritellä kuka saa käsitellä palvelupyyntöä ja kuka vain katsella.


palvelupyyntöjen työjonot

Käytännössä siis yhden palvelupyyntölajin työjonon määrää "Managerirooli" (hallintaportaali) ja "Vastuusuorittajarooli" (mobiili).

Käyttäjät, jotka kuuluvat "Managerirooli" kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät (ja pystyvät käsittelemään) palvelupyynnön työjonossaan hallintaportaalissa.

Käyttäjät, jotka kuuluvat "Vastuusuorittajarooli"-kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät palvelupyynnön työjonossaan mobiilisovelluksessa.

Mikäli joillekin käyttäjäryhmälle on tarpeellista nähdä palvelupyyntö, muttei oikeutta käsitellä sitä määritetään se kohtaan "managerikatselija" (hallintaportaali) tai "mobiilikatselija". 

palvelupyyntölaji modaali selitykset

Voit määrittää palvelupyyntölajin näkyvyyden julkisella lomakkeella palvelupyyntölajikohtaisesti. Palvelupyyntölaji aktivoidaan käyttöön julkiselle lomakkeelle laittamalla täppä ruutuun "käytössä julkisella lomakkeella". Jätä ruutu tyhjäksi, jos et halua kyseistä palvelupyyntölajia aktiiviseksi julkisella lomakkeella (voit silti käyttää lomaketta järjestelmän sisällä). 

Julkinen lomake tarkoittaa osoitteessa "https://asiakas.spotilla.fi/tiketti" - olevaa lomaketta, jolla voidaan jättää palvelupyyntö järjestelmään. Julkisella lomakkeella ei tule olla käytössä sellaisia palvelupyyntölajeja, jotka ovat yrityksen sisäistä toimintaa. 

Sellaisille palvelupyyntölajeille, jotka eivät ole julkisia, voidaan jättää ilmoitus vain mobiilisovelluksella tai hallintaportaaliin kirjautuneen käyttäjän toimesta. 

 

Spotillaan voidaan tehdä rajaton määrä erilaisia palvelupyyntölajeja erilaisia lomakkeita varten (esim vikailmoituslomake, työturvallisuushavainto, kehitysidea, laatupoikkeama jne.) ja kuka tahansa, kenellä on URL-osoite tiedossa, voi jättää palvelupyynnön täyttämällä lomakkeen, jos palvelupyyntölaji on käytössä julkisella lomakkeella.


Ilmoittaja valitsee oikean palvelupyyntölajin sen mukaan, millaisen ilmoituksen hän haluaa jättää. Valittu palvelupyyntölaji tuo oikeanlaisen lomakkeen täytettäväksi.

LISÄKENTÄT

"Lisäkentät"-välilehdellä määritellään lomakkeen tietokentät. Julkisella lomakkeella kysytään oletuksena ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite ja otsikko (pakollisia tietoja) sekä puhelinnumero ja ilmoituksen kuvaus, mutta lisäkenttien avulla voit muodostaa juuri sellaisen lomakkeen kuin tarvitset. Kun ilmoitus jätetään järjestelmän sisältä, ei ilmoittajan tietoja kysytä, mutta muuten lomake on samanlainen kuin julkisella lomakkeella.


Määritä lisäkentän nimi ja kentän tyyppi, joka määrittää vastauksen tyypin, jota ilmoittajalta haetaan. Näillä määrityksillä voit siis esimerkiksi pakottaa ilmoittajan valitsemaan vastauksen alasvetovalikosta tai kirjaamaan pelkän luvun. Muita kentän tyyppejä ovat teksti, pitkä teksti tai kyllä/ei valikko.

Kun olet luonut haluamasi lisäkentät, käy lisäämässä ne haluamallesi palvelupyyntölomakkeelle "Palvelupyynnöt"-välilehdeltä ->klikkaa auki haluamasi palvelupyyntölaji -> alhaalta "Uusi lisätietokenttä" -> hae/valitse alasvetovalikosta luomasi lisäkenttä. Määrittele onko ko kenttä ilmoittajan pakollista täyttää.

Jos käytät kyllä/ei liukukytkintä, kannattaa kysymyksessä selventää, mikä asento tarkoittaa mitäkin arvoa! (esim. Kytkin oikealla = Kyllä)