Miten määrittelen erilaiset palvelupyynnöt?

Palvelupyyntöasetusten määrittäminen ja ilmoitusten ohjaaminen oikeisiin työjonoihin sekä palvelupyyntöihin liittyvät ilmoitukset ja sähköpostiherätteet

Palvelupyyntöasetukset

Palvelupyyntöasetukset määritellään niiden asetusvalikossa pääkäyttäjän toimesta

( Palvelupyynnöt -> Palvelupyyntöjen asetukset).

Palvelupyyntöasetuksissa määritetään se, mihin kukin palvelupyyntö ohjataan (kenelle/minkä ryhmän työjonoon), millaisissa tapauksissa siitä pitää lähteä ilmoituksia ja kenelle sekä itse palvelupyyntölomakkeen muoto (eli se lomake, jonka ilmoittaja täyttää).

Palvelupyyntötoiminnollisuus otetaan käyttöön merkitsemällä "Palvelupyyntöominaisuus käytössä" valituksi. Otsikko määrittelee julkisen lomakkeen otsikon, jonka käyttäjät näkevät. 

Logo kenttään voit ladata sen kuvan/logon, jonka haluat näkyvän lomakkeella.

pp asetukset logo

 

PALVELUPYYNTÖLAJIT JA TYÖJONOT

Jokainen erillinen työjono, joka erilaisille palvelupyynnöille (esimerkiksi "vikailmoitus" tai "laatupoikkema") halutaan, muodostaa oman palvelupyyntölajin

Jokaisella palvelupyyntölajilla voi olla erilainen lomake, joka täytetään uutta ilmoitusta tehdessä. Palvelupyyntölajin kentät määritellään palvelupyyntölajin lomakkeella. 

Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan myös määritellä omanlaisensa "automaatio"/ prosessi eli se, minkä roolin käyttäjillä eli kenen kaikkien työjonossa kukin palvelupyyntö kuuluu näkyä ja missä eli mobiilissa vai hallintaportaalissa. Lisäksi voit määritellä kuka saa käsitellä palvelupyyntöä ja kuka vain katsella.


palvelupyyntöjen työjonot

Käytännössä siis yhden palvelupyyntölajin työjonon määrää "Managerirooli" (hallintaportaali) ja "Vastuusuorittajarooli" (mobiili).

Käyttäjät, jotka kuuluvat "Managerirooli" kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät (ja pystyvät käsittelemään) palvelupyynnön työjonossaan hallintaportaalissa.

Käyttäjät, jotka kuuluvat "Vastuusuorittajarooli"-kohtaan määritettyyn rooliin, näkevät palvelupyynnön työjonossaan mobiilisovelluksessa.

Mikäli joillekin käyttäjäryhmälle on tarpeellista nähdä palvelupyyntö, muttei oikeutta käsitellä sitä määritetään se kohtaan "managerikatselija" (hallintaportaali) tai "mobiilikatselija". 

Esimerkiksi yllä olevan kuvan asetuksista nähdään, että kun ilmoittaja avaa "Vikailmoitus"-tyyppisen palvelupyynnön, se tulee näkyviin "Työnjohto (kaikki oikeudet)"-nimisen roolin käyttäjille hallintaportaaliin JA "Demokäyttäjät (vain luku)"-nimisen roolin käyttäjille mobiiliin.

Sen sijaan "Vikailmoitus Kalliola tuotantolaitos"-tyyppinen palvelupyyntö näkyy ainoastaan hallintaportaalissa "Työnjohto (kaikki oikeudet)"-roolin käyttäjillä, mutta ei kenelläkään mobiilissa ennenkuin joku "Työnjohto"-roolin käyttäjistä vastuuttaa työn jollekin roolille.

UUDEN PALVELUPYYNTÖLAJIN MÄÄRITTÄMINEN

Nimi

Nimeä palvelupyyntölaji siten, että ilmoituksen kirjaaja osaa helposti valita oikean ilmoitustyypin.

Järjestys

Eri palvelupyyntölajien järjestyssovelluksen alasvetovalikossa voidaan määrittää palvelupyyntölajin järjestysluvulla.

1 –näkyy ylimmäisenä, 2 –seuraavana, ykkösen alla jne…

Kuvaus

Kuvaus kenttään voidaan kirjoittaa ohjeistusta ilmoituksen kirjaajalle. Kuvaus tulee näkyviin vain julkiselle lomakkeelle (tiketti).
Esimerkiksi ”Kirjaa tällä lomakkeella havainnot tuotannon laitteiden vioista. Liitä vikailmoitukseen kuva, jos mahdollista.”

Oletus Määritettäessä palvelupyyntölaji oletuspalvelupyyntölajiksi, järjestelmä tarjoaa kyseessä olevan palvelupyyntölajin aina ensimmäisenä eli kannattaa määrittää palvelupyyntölajiksi sellainen ilmoituslaji, jota oletettavasti avataan eniten
 Spotin valinta on pakollinen kenttä

Palvelupyyntöä avatessa on pakollista määrittää, mihin spottiin palvelupyyntö liittyy

Managerirooli

Tähän määritetään se (manageri)rooli, jolle halutaan kyseessä olevat palvelupyyntölajin ilmoitukset näkymään hallintaportaalissa ja joka pystyy käsittelemään niitä hallintaportaalissa.

Vastuusuorittajarooli

Tähän määritetään se (mobiili)rooli, jolle halutaan kyseessä olevat palvelupyyntölajin ilmoitukset näkymään mobiilisovellukseessa ja joka pystyy käsittelemään niitä mobiilisovelluksessa.

Managerikatselija Rooli, jonka käyttäjät voivat vain nähdä kyseessä olevan palvelupyynnöt hallintaportaalissa, mutta eivät voi muokata/käsitellä niitä
Mobiilikatselija Rooli, jonka käyttäjät voivat vain nähdä kyseessä olevan palvelupyynnöt mobiilisovelluksessa, mutta eivät voi muokata/käsitellä niitä
Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen Katselijarooliin liitetty käyttäjä voi kommentoida palvelupyyntöä ja lisätä sille liitteitä (mutta ei kuitata valmiiksi)
Rajaa oikeuksia luoda palvelupyyntöjä Voit antaa vain tietylle roolille oikeuden luoda kyseisen palvelupyyntölajin ilmoituksia
Näytä avoinna olevat palvelupyynnöt mobiilissa Tämä asetus tuo avoimet palvelupyynnöt näkyviin myös mobiilisovelluksessa määriteltyjen roolien käyttäjille
Lisätietokentät Jokaiselle palvelupyyntölajille voidaan muokata omanlaisensa lomake. Peruslomakkeella on jo tiettyjä kenttiä (palvelupyynnön otsikko, kuvaus kenttä yms) valmiina, mutta halutessaan pääkäyttäjä voi lisätä omia kenttiä lomakkeelle
Sähköposti, johon heräte lähetetään Mikäli palvelupyynnön avaamisesta halutaan lähettävän automaattisesti sähköposti johonkin/joihinkin sähköpostiosoitteeseen/-osoitteisiin on tähän määritettävä se sähköpostiosoite/sähköpostiosoitteet
Sähköpostiherätteen otsikko  Tähän sähköpostin otsikko eli se teksti, mitä automaattisessa sähköpostiherätteessä on otsikkona (esim "Uusi vikailmoitus avattu Spotilla palveluun")
Sähköpostiherätteen  sisältöteksti Tähän sähköpostin sisältöteksti eli se teksti, mitä automaattisessa sähköpostiherätteessä on sisältönä (esim. "Avaa Spotilla ja käsittele palvelupyyntö")
Sisällytä lisätietokentät sähköpostiin Tuo sähköpostiin myös lisätietokentät lomakkeelta
Käytössä julkisella lomakkeella Tuo palvelupyyntölajin näkyviin julkiselle lomakkeelle (tiketti), niin että kuka tahansa voi avata lomakkeen kautta tämän palvelupyyntölajin ilmoituksia. Ruutu jätetään tyhjäksi, jos kyseistä palvelupyyntölajia ei haluta aktiiviseksi julkisella lomakkeella (eli ilmoituksia voi avata vain järjestelmän sisältä Spotilla tunnuksilla)
Käytössä mobiilisovelluksessa Tuo palvelupyyntölajin näkyviin myös mobiilisovellukseen


ERILAISET LOMAKKEET JA JULKINEN LOMAKE

Julkinen lomake tarkoittaa osoitteessa "https://asiakas.spotilla.fi/tiketti" - olevaa lomaketta, jolla voidaan avata kaikki julkiselle lomakkeelle näkyviin määritellyt palvelupyynnöt järjestelmään. Julkisella lomakkeella ei tule olla käytössä sellaisia palvelupyyntölajeja, jotka ovat yrityksen sisäistä toimintaa. 

Sellaisille palvelupyyntölajeille, jotka eivät ole julkisia, voidaan jättää ilmoitus vain mobiilisovelluksella tai hallintaportaaliin kirjautuneen käyttäjän toimesta. 

 

Spotillaan voidaan tehdä rajaton määrä erilaisia palvelupyyntölajeja erilaisia lomakkeita varten (esim vikailmoituslomake, työturvallisuushavaintolomake, kehitysidealomake, lomake laatupoikkeaman ilmoittamista varten jne.) ja kuka tahansa, kenellä on URL-osoite tiedossa, voi jättää palvelupyynnön täyttämällä lomakkeen, jos palvelupyyntölaji on käytössä julkisella lomakkeella.


Ilmoittaja valitsee oikean palvelupyyntölajin sen mukaan, millaisen ilmoituksen hän haluaa jättää. Valittu palvelupyyntölaji tuo oikeanlaisen lomakkeen täytettäväksi ja ennalta määritetyn manageriroolin ja mahdollisen vastuuroolin ja näin palvelupyyntö ohjautuu automaattisesti  näkymään oikeille henkilöille.

LISÄKENTÄT

"Lisäkentät"-välilehdellä määritellään lomakkeen tietokentät. Julkisella lomakkeella kysytään oletuksena ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite ja otsikko (pakollisia tietoja) sekä puhelinnumero ja ilmoituksen kuvaus, mutta lisäkenttien avulla voit muodostaa juuri sellaisen lomakkeen kuin tarvitset. Kun ilmoitus jätetään järjestelmän sisältä, ei ilmoittajan tietoja kysytä, mutta muuten lomake on samanlainen kuin julkisella lomakkeella.

Eli esimerkiksi vikailmoituslomakkeella voisi olla vaikka sellainen kenttä kuin "Vaikuttaako tuotantoon?" tai "Onko kone käyttökunnossa?". Lomakkeen data voidaan käyttää hyväksi esim työnkuluissa. Täältä lisää työnkuluista.

Määritä lisäkentän nimi ja kentän tyyppi, joka määrittää vastauksen tyypin, jota ilmoittajalta haetaan. Näillä määrityksillä voit siis esimerkiksi pakottaa ilmoittajan valitsemaan vastauksen alasvetovalikosta tai kirjaamaan pelkän luvun. Muita kentän tyyppejä ovat teksti, pitkä teksti tai kyllä/ei valikko.

Kun olet luonut haluamasi lisäkentät, käy lisäämässä ne haluamallesi palvelupyyntölomakkeelle "Palvelupyynnöt"-välilehdeltä ->klikkaa auki haluamasi palvelupyyntölaji -> alhaalta "Uusi lisätietokenttä" -> hae/valitse alasvetovalikosta luomasi lisäkenttä. Määrittele onko ko kenttä ilmoittajan pakollista täyttää.

Jos käytät kyllä/ei liukukytkintä, kannattaa kysymyksen asettelussa selventää, mikä asento tarkoittaa mitäkin arvoa! (esim. Kytkin oikealla = Kyllä)