Miten ProCountor integraatio toimii
Perustiedot
Procountor integraation tarkoituksena on automatisoida myyntilaskujen luonti. Kun Spotillassa luodaan asiakkailta laskutettavia töitä, siirretään ne uusiksi myyntilaskuiksi Procountoriin tuote- ja asiakastietojen kanssa. Laskun tarkastaminen, hyväksyntä ja lähettäminen tapahtuu Procountorissa (ei tapahdu automaattisesti).
Siirrettäviä tietoja ovat:
- Asiakastiedot
- Tuotetiedot
- Tehtävät (siirtyvät uusiksi myyntilaskuiksi)
Asiakas voi määritellä, siirretäänkö kaikki tehdyt tehtävät, vai pelkästään sellaiset tehtävät, joihin on kirjattu laskutustieto (tilausnumero).
Spotilla siirtää jatkuvasti, ilman asiakkaalta vaadittavia toimenpiteitä kaikki uudet Spotillan tuote- ja asiakasrekisteriin lisätyt tuotteet ja asiakkaat Procountoriin. Spotilla myös hakee ProCountorista automaattisesti uudet asiakkaat ja perustaa ne Spotillaan.
Kun Spotilla luo uuden myyntitositteen Procountoriin, kytketään tositteelle luodut tuote- ja asiakastiedot.
- Vain sellaiset tehtävät siirretään integraatiossa, joilla on tarpeelliset asiakastiedot olemassa
- Pakolliset asiakastiedot myyntilaskujen luomiseen ovat
- Yrityksellä on oltava nimi
- Yrityksellä on oltava Y-Tunnus (muoto: 1234567-8)
Tietovirrat on kuvattu yllä olevassa kuvassa. Numeroitujen viivojen selitykset on kuvattu tässä:
Numero 1
- Spotillan tuoterekisterin tiedot perustetaan ProCountorin tuoterekisteriin
Numero 2
- Spotillan "Asiakas" tietue perustetaan ProCountorin "Liikekumppanit" tietovarantoon "Asiakkaat" luokan liikekumppaneiksi
- ProCountorin "Liikekumppani" jotka ovat tyyppiä "CUSTOMER" siirretään myös automaattisesti Spotillaan.
Numero 3
- Spotillassa tuotteita käytetään tehtävillä ja tehtävät liittyvät johonkin asiakkaaseen.
- Tuotteiden lukumäärä ja hinta määräytyy Spotillan tuoterekisterissä olevan hinnan perusteella ja tätä hintaa käytetään, kun myyntilasku perustetaan (kts. kohta 4)
Numero 4
- Spotillan valmistuneet tehtävät siirretään ProCountoriin tositteeksi, eli "Keskeneräinen" tilaan olevaksi "Myyntilasku"-tositteeksi.
Numero 5
- Jos liikekumppaneiden tietoihin tehdään muutoksia ProCountorissa (esim. laskutustietojen muutos), tämä tieto päivitetään Spotillaan asiakkaan tietoihin.
Asiakkaiden taloushallinnon tarvitsemat tiedot, kuten näiden usein muuttuvat laskutus, osoite tai maksuehdotiedot tulee ylläpitää Procountorissa. Spotilla ei päivitä näitä tietoja Procountoriin. Spotillaan luodut asiakkaat luodaan yhden kerran tietoineen Procountoriin, jonka jälkeen taloushallinnon tarvitsemat asiakkaiden laskutustiedot ylläpidetään Procountorissa. Kun asiakastietoja päivitetään ProCountorissa, ne päivitetään myös Spotillaan.
Tuotteiden laskutuksessa käytetyt tuoterekisteritiedot, eli esimerkiksi asiakaskohtaiset hinnoittelut, alennukset ja muut tuotteiden tiedot jotka vaikuttavat niiden laskutukseen, ylläpidetään Procountorissa. Spotilla ei päivitä näitä tietoja Procountoriin. Spotillaan luodut tuotteet siirretään yhden kerran tietoineen Procountoriin, jonka jälkeen taloushallinnon tarvitsemat asiakkaiden laskutustiedot ylläpidetään Procountorissa.
Integraatiossa kaikki tiedot siirretään 30min välein 24/7 periaatteella, ilman että asiakkaan tarvitsee tehdä mitään toimenpiteitä.
Käyttöönotto
Procountor-integraatiosta laskutetaan sopimushinnaston mukainen hinta.
Jos haluat integraation käyttöön, ole yhteydessä helpdesk@spotilla.com
- Sinun tulee luoda API-avain Procountor ympäristöön ja toimittaa sen tiedot (katso ohje) helpdesk@spotilla.com osoitteeseen
- Spotillan pääkäyttäjä kytkee integraation päälle Asetukset -> Integraatiot valikossa