Spotin luominen, spotin tila ja spotin tiedot

Spotin luominen, Spottiin liittyvät asiat (liitteet, tagin liittäminen, kiinteä sijainti, yhteyshenkilöt, nykyarvolaskenta yms) sekä spottien siirtäminen kansiosta toiseen

HubSpot Video

Spotin luominen

  1. Mene kohteet, laitteet, kalusto
  2. Paina "+Luo uusi spotti"
  3. Nimeä spotti
  4. Määritä kansio
  5. (täytä halutessasi laitekortin ja muut tiedot -voit täyttää nämä myös myöhemmin)
  6. "Luo uusi spotti"

Spotin nimi

Spotille kannattaa antaa kuvaava (ja mieluiten mahdollisesti yksilöivä) nimi. Täältä lisää hyvistä nimeämiskäytänteistä.

Spotin tila

Spotilla on neljä mahdollista tilaa.

spotin tilat

Kun luot spotin, sen tila on automaattisesti "Aktiivinen". Tämä tarkoittaa, että spotti kuuluu aktiivisena laiterekisteriin ja näin ollen näkyy kaikissa spottilistauksissa ja taulukkonäkymissä ja sille voidaan liittää toimintoja kuten esim tehtäviä.

Kun laite poistuu käytöstä, tulee spotin tila asettaa "Poistettu"-tilaan. Näin spottiin liittyvä huoltohistoria ja laitetiedot säilyvät tietokannassa ja tietoja voidaan tarkistaa jälkikäteen, mutta spotti poistuu kuitenkin laiterekisterin laitelistoista.

Spotti voidaan asettaa myös "Ei käytössä" tai "Viallinen" tilaan, jotka molemmat aiheuttavat sen, että jos ko. laitteen käyttöastetta seurataan ja spotille on määritetty käyttöaikataulu, on "Ei käytössä" ja "Viallinen" aika pois käyttöajasta ja mikäli ko spotilla on tehtäviä, ne menevät "Pidossa"-tilaan eli eivät ole avoimien tehtävien työjonossa. 

Täältä lisää käyttöasteseurannasta.

"Ei käytössä" ja "Viallinen" spotin tila aiheuttaa myös sen, että mikäli spotille on liitetty tehtäviä, ne siirtyvät "Pidossa"-tilaan. Kun spotin tila jälleen muutetaan aktiiviseksi ko. spotin tehtävät tulevat taas aktiivisiksi.

Laitekortin tiedot

Laitekortissa arvo = laitetieto (voi käyttää hakukriteerinä sekä mobiilissa että hallintaportaalissa)

Selite = tarkentavaa tietoa laitetiedosta (ei voi käyttää hakukriteerinä)

Tagi

Tagi liitetään useimmiten spottiin (mutta voidaan kiinnittää myös kansioon). Tagin voi liittää spottiin joko hallintaportaalista tai mobiilista (kansioon tagin voi liittää vain hallintaportaalista).


Tagin liittäminen

Tagin voi liittää spottiin hallintaportaalissa spotilla. Mikäli haluat liittää tagin kansioon tai varastopaikkaan, se tulee tehdä hallintaportaalissa.

Kaikista helpoiten tagin liittäminen spottiin käy kuitenkin mobiilisovelluksessa.

Tee näin:

1) Luo spotit järjestelmään esim. ”Kahvinkeitin Moccamaster 1”, ”Kahvinkeitin Moccamaster 2” )

2) Kiinnitä tägi laitteeseen

3) Hae Spotillasta mobiililla laite Selaa-toiminnolla (suurennuslasi tai poraudu kansiopuun kautta)

4) Paina "Tagi" linkkiä
tagin liittäminen2
5)  Hae joko
     a) alasvetovalikosta tagin pintanumero (esim. P1234) tai

     b) paina "Lue NFC" tai "

     c) Lue QR" koodi ja lue kiinnittämäsi tagin NFC tai QR.
valitse tagin numero

Kiinteä sijainti

Voit määrittää spotille kiinteän sijainnin kartalle. Jos spotille on määritelty sijainti, sille osoitetut tehtävät saadaan näkymään karttanäkymään. Määritä sijainti hallintaportaalista joka kirjoittamalla osoite tai asettamalla kursori paikalleen kartalla.

Nykyarvolaskenta

Jos tiedät spotin poistomenetelmän, hankinta-arvon ja -ajan sekä poisto-/käyttöajan, järjestelmä laskee laitteen nykyarvon.

Tiedostot

Voit liittää spotille liitteitä: erilaisia tiedostoja, dokumentteja, kuvia, manuaaleja, exceleitä... Voit raahata ne suoraan esim windowsin tiedostonhallinnasta. Yhden tiedoston suurin sallittu koko on 100 mb.

spotti

Kansiot liitetiedostoille

Voit halutessasi luoda spotin tiedostoja varten myös kansioita, esim "Manuaalit", "Muut tiedostot"... Luo kansio painamalla + nappia spotilla "Tiedostokansiot" kohdassa ja anna kansiolle nimi. Voit raahata tiedostot kansioihin spotilta.

tiedostokansio

Spottien siirtäminen kansiosta toiseen

Voit siirtää useamman spotin kansiosta toiseen kerralla helposti, mutta muista, että jos haluat säilyttää kaiken spottiin liittyvän laitetiedon, tulee uuden kansion käyttää samaa laitekorttia tai ainakin kansioon liitetystä laitekortista tulee löytyä samat attribuutit, jotta et menetä tietoa.

  1. Mene Kohteet, laitteet, kalusto
  2. Valitse spotit, jotka haluat siirtää
  3. Pienen pallukan takaa "Siirrä valitut spotit"
  4. Valitse kansio, johon spotit siirretään "Siiirrä valitut spotit"

 

spottien siirto-2

kansio johon siirretään

SPOTIN YHTEYSHENKILÖT

Voit määrittää yksittäiselle spotille yhteyshenkilön/yhteyshenkilöitä.

yhteyshenkilö

Uuden yhteyshenkilön luominen (hallintaportaalissa)

  1. Kun olet spotin tiedoissa, paina ensin + merkkiä "yhteyshenkilöt" kohdan oikeassa reunassa.
  2. Paina "Luo uusi yhteyshenkilö"
  3. Anna yhteyshenkilölle vähintään etu- ja sukunimi ja sähköposti ja halutessasi myös muut tiedot kuten puhelinnumero yms. "Luo uusi yhteyshenkilö"

Kun painat mobiilissa yhteyshenkilölle määritettyä puhelinnumeroa, avaa mobiililaite numeron suoraan puhelimeen ja voit soittaa yhteyshenkilölle helposti nappia painamalla.

Olemassa olevan yhteyshenkilön liittäminen spottiin

  1. Kun olet spotin tiedoissa, paina ensin + merkkiä "yhteyshenkilöt" kohdan oikeassa reunassa.
  2. Paina "Lisää olemassa oleva yhteyshenkilö"
  3. Valitse listasta haluamasi kontakti(t) klikkaamalla + merkkiä kontaktirivin oikeassa reunassa, niin että + merkki muuttuu vihreäksi väkäseksi. Tallenna.

kontaktit