Tehtävien toiminta yleisesti

Ennakoiva kunnossapito, muistutukset lähestyvistä/myöhästyneistä töistä, toistuvat työt, työt tilauksesta...

Tehtävät-toiminnolla toteutetaan yleensä kaikki ennakkoon tiedetyt työt. Työt voivat olla kertaluontoisia tai toistuvia.

Kun Spotillaan luodaan tehtävä, on pakollista määrittää:

  1. tehtävän nimi (esim "IV-koneen kuukausihuolto" tai "Vie auto katsastukseen" tai "Särmäyskoneen vuosihuolto" -käytännössä tämä tieto tulee tehtäväpohjalta, mikäli sellaista käytetään tehtävän luonnin pohjana)
  2. mille laitteelle tai kohteelle (eli spotille) työ tehdään
  3. vastuurooli eli se työjono, johon työ ohjataan eli minkä porukan työjonoon ko tehtävä kuuluu tulla näkyviin
  4. määräpäivä (mihin mennessä työ tulisi tehdä)

Tehtävälle voidaan määrittää muitakin asioita, esim toistuvuusväli ja työtuntien kirjauksen pakotus yms. 

Tehtävällä on 6 mahdollista tilaa: avoin, myöhässä, käynnissä, tarkastuksessa, valmis ja pidossa. Työnjohto voi helposti seurata tehtävien töiden tilannetta Kanban taululta. 

Toistuvat tehtävät

Mikäli tehtävälle on määritetty toistuvuus, toimii Spotilla niin, että kun käsillä oleva tehtävä kuitataan valmiiksi, järjestelmä luo seuraavan tehtävän.

Esimerkiksi: vasta kun Vuosihuolto, joka tehdään vuodelle 2022 kuitataan valmiiksi, luo järjestelmä tehtävän vuodelle 2023 toistuvuusasetusten mukaisesti.

Tehtäväpohjat

Kun sama tehtävä suoritetaan useammalle kuin yhdelle laitteelle täysin samanlaisena (sama toistuvuus, sama nimi ja ohjeistus, sama vastuurooli ja määräpäivä [tosin aikataulua voidaan muuttaa myöhemmin]) suosittelemme ensin luomaan tehtäväpohjan ja käyttämään sitä tehtävän luonnissa. Täältä lisää tehtäväpohjista ja täältä ennakkohuolto-ohjelman laatimisesta.

Ryhmätehtävät

Mikäli taas joillain töillä on sama vastuurooli, joka mahdollisesti  joskus muuttuu (esim. "Käsisammuttimien vuositarkastus" tai "Nosto-ovien vuositarkastus" tai "Sähkökeskuksen tarkastus"), kannattaa käyttää ryhmätehtävää, jolloin koko "huoltopaketin" eli "tehtävänipun" eli ryhmätehtävän tehtävien vastuuroolia on helppo vaihtaa kaikille ryhmätehtävään kuuluvalle tehtävälle. Tällainen tapaus voisi olla, jos vaikka kunnossapidon joku osa-alue on ulkoistettu (esim sähkötyöt) ja sopimuskumppani saattaa vaihtua aika ajoin.
Täältä lisää ryhmätehtävistä.