Miten tuotekyselyt toimivat Spotillassa ja mitä niillä tehdään?
Tuotekyselyllä voidaan lähettää toimittajalle hinta/saatavuuspyyntö määritelly(i)stä tuotte(ei)sta.
Huomaa, että ennenkuin voit tehdä tuotekyselyn toimittajalle, pitää tuotteella olla määriteltynä toimittaja ja toimittajalle yhteyshenkilö. Katso täältä miten.
- (Määritä ensin tuotteelle toimittaja Toimittajat-välilehdellä, luo myös viestipohja valmiiksi)
- Valitse tuote / tuotteet, mille haluat tehdä tuotekyselyn toimittajalle (+ merkistä lisää tuoterivejä kyselylle) ja määritä kuinka isolle erälle haluat hinnan "Tuotteiden lkm"
- (Mikäli haluat seurata tuotesaldoja Spotillassa määrittämällä tuotteen varaston ja varastopaikan tuote menee suoraan saldoille myöhemmin, kun hyväksyt tarjouksen. Voit täydentää tämän tiedon myöhemminkin)
- Valitse toimittaja ja toimittajan yhteyshenkilö, kenelle haluat tuotekyselyn lähettää
(HUOM! mikäli valitset toimittajan ennen tuotetta, järjestelmä tarjoaa vain niitä tuotteita, joille on määritetty kyseinen toimittaja) - Jos haluat lähettää saman tuotekyselyn useammalle eri toimittajalle, paina "Toiminnot" -> "Kopioi osio" ja määrittele, kenelle kysely lähetetään.
- Valitse kyseisellä kyselyllä käytettävä viestipohja "Valitse viestipohja". Kun valitset alasvetovalikosta käytettävän viestin, näet alla esikatselun lähtevästä viestistä.
Tuotekyselyn tilat
- Lähetettäessä tuotekyselyn toimittajalle, sen tila muuttuu automaattisesti luonnoksesta "Lähetetty"-tilaan. Toimittajalle (/toimittajille)
- Kun toimittaja vastaa tuotekyselyyn, sen tila muuttuu automaattisesti "Odottaa käsittelyä"-tilaan. Näet toimittajan määrittämät hinnat "Katso toimittajan vastaukset"
- Jos hyväksyt toimittajan tarjouksen ja tilaat tuotteen paina "Siirrä ostotilauksiin". Tällöin tuotekysely siirtyy ostotilauksiin. Toimittaja saa sähköpostiinsa tilauksen, jossa on määriteltynä tuote, tilattavien tuotteiden lukumäärä ja tuotekoodi.
- Paina sitten vielä "Siirrä varastoon" ja tuotesaldo päivittyy ja tuotteet menevät määrittämääsi varastopaikkaan.
Toimittajan luominen ja tuotteen toimittajan määrittäminen
- Uuden toimittajan voit luoda Tuotekyselyt ja ostotilaukset-sivu -> "Toimittajat"-välilehdeltä
- "Luo uusi toimittaja" -yhdellä tuotteella voi olla useampi toimittaja, mutta jos tuotteilla on eri yksilöintitunnus (tuotetunnus), täytyy jokainen tuote luoda omaksi tuotteekseen
- Anna toimittajalle nimi ja luo toimittajalle yhteyshenkilö (jolle tuotekysely tai ostotilaus lähetetään) painamalla + yhteyshenkilö rivilä ja "Luo uusi yhteyshenkilö".
Yhdellä toimittajalla voi olla useampia yhteyshenkilöitä. Kyselyä/tilausta lähetettäessä määritetään, kenelle toimittajan yhteyshenkilölle sähköposti lähetetään. - Määritä vielä ne tuotteet, mitä kyseessä olevalta toimittajalta voi tilata painamalla + nappia Tuotteet riviltä ja hae sitten haluamasi tuotteet
Tuotekyselyn viestipohja
Järjestelmässä on 3 eri kielistä viestipohjaa valmiina. Spotillaan voidaan kuitenkin luoda rajaton määrä viestipohjia, jotka voivat olla toimittajakohtaisia tai globaaleja. Globaali viestipohja voidaan lähettää kaikille toimittajille.
Viestipohjalle täytyy antaa nimi ja sähköpostin otsikko on määriteltävä (=pakollisia tietoja).
Sitten voidaan kirjoittaa juuri sellainen sähköpostin sisältö kuin halutaan tai muokata oletussisältöä.
Jos halutaan luoda toimittajakohtainen viestipohja eli että tietynlainen viesti lähtee tietylle toimittajalle, valitaan viestipohjalle toimittaja.
Jos taas halutaan, että sama viestipohja lähtee kaikille toimittajille, on laitettava täppä ruutuun "Globaali".