Tuotteiden käyttäminen ja laitteiden varaosat

Miten tuotteita käytetään?

 

Jotta käyttäjä voi käyttää tuotteita tehtävillä mobiilissa, täytyy käyttäjällä olla oikeudet varastoihin ja tuotteisiin eli kuulua johonkin sellaiseen rooliin, jolla on oikeuksia varastoon ja tuotteisiin.

1. Tuotteet osana varastonhallintaa

Mikäli tuotteiden osalta halutaan toteuttaa varastonhallintaa eli tuotteiden ostojen, myyntien ja käytön seurantaa varastoista ja varastosaldojen tasoa - tulee jokaiselle tuotteelle luoda ensin varastosaldot haluttuihin varastoihin. Tuotteiden saldot varastoihin lisätään joko jälkikäteen tuotteiden luomisen jälkeen varastojen "varastotapahtumat"-näkymässä tai saldon voi myös määrittää excel viennissä viimeisessä sarakkeessa ("Tuotteiden lkm")

Tuotteiden varastosaldoja ei ole Spotillassa pakollista ylläpitää, tuotteita voidaan käyttää (esim. tuotteen kuluttaminen ja kustannuksen luominen), vaikka sillä ei olisi varastosaldoa. 

varastot-1

Kun tuotteille on lisätty varastosaldot, voidaan tehtäviä suunniteltaessa tai tehtäviä suorittaessa kohdistaa tuotteiden käyttäminen johonkin tiettyyn varastoon ja sen varastopaikkaan. 

Mikäli tuotteilla ei ole varastosaldoja, voidaan niitä silti käyttää (kuluttaa) tehtävillä, mutta tällöin varastosaldoissa ei tapahdu muutoksia. 


Tuotteiden varastosaldojen herätteet

Tuotteille on mahdollista asettaa varaston hälytysraja. Tuotteen näkymässä asetetaan kappalemäärä, jonka alittuessa varaston hälytysrajaan liittyvä sähköposti heräte lähetetään. Itse sähköpostiheräte määritellään herätteet-valikossa (sama paikka jossa määritellään tehtävä- ja viestikohtaiset sähköpostiherätteet). 

Jokaiselle varastolle voidaan määritellä oma sähköposti, eli: jos tuotteen varastorajaksi on asetettu "5" kappaletta.

  • Voidaan määritellä varastolle "A" sähköpostiheräte joka lähtee henkilölle "X"
  • Voidaan määritellä varastolle "B" sähköpostiheräte joka lähtee henkilölle "Y"


2. Tuotteet varaosina ja varaosien käyttäminen 

Tuotteet voidaan määritellä toimimaan koneiden ja laitteiden varaosina. Tämä liitos voidaan tehdä sekä tuotteen että spotin näkymässä. 

Kun tuote kytketään varaosaksi Spottiin, voidaan sekä mobiilisovelluksessa että selainympäristössä tarkkailla jokaisen yksittäisen laitteen osalta sen varaosien tilannetta. 

Mikäli varastosaldot ja niihin liittyvät herätteet on asetettu, saadaan myös varaosien osalta tietoa niiden loppumisesta halutun herätteen mukaan. 

Linkittäminen tuotteen kautta

varaosat-1

Näkymä Spotin kautta

varaosat-2

3. Tuotteet kulutettavina ja/tai laskutettavina komponentteina

Tuotteet toimivat tehtävillä kulutettavina ja/tai laskutettavina komponentteina. Jokaiselle tehtävälle voidaan joko (i) etukäteen tai (ii) tehtävän suorittamisen yhteydessä tai (iii) tehtävän tarkastuksen yhteydessä liittää haluttu määrä käytettyjä tuotteita. 

Tuotteiden käyttäminen tehtävillä aiheuttaa:

  • Kustannuksen luomisen tehtävälle, jos tuotteelle on määritelty myyntihinta
  • Varastosaldon pienentymisen, jos määriteltiin mistä varastosta tuote otettiin


Tuotteiden käyttäminen tehtävällä tapahtuu seuraavien toimintojen kautta

  • Luotaessa tehtävää, käytetään "tuotteet" välilehteä ja määritellään etukäteen tehtävällä käytetyt tuotteet (esimerkiksi ennakkohuollot, joissa tiedetään mitä tuotteita huollon yhteydessä ainakin tarvitaan)
  • Suorittaessa tehtävää (mobiilisovellus TAI selainkäyttöliittymä) kirjataan sen yhteydessä käytetyt tuotteeta JA/TAI tehdään korjauksia niihin tuotemääriin, jotka etukäteen on määritelty tehtävälle
  • Tarkastettaessa tehtävää (vain tehtävät, joille määritelty tarkastus ennen valmiiksi merkintää) voidaan tehdä muutoksia tuotemääriin

varaosat-3

varaosat-4

Mitä tapahtuu kun tehtävä, jolla on tuotteita merkitään valmiiksi?

  • Tuotemäärä vähenee varastoista (kts. yltä)
  • Tehtävälle luodaan kustannus (kustannukset näkymä) jossa jokainen tuote lukumäärittäin on eriteltynä
  • Käytetyt tuotteet listataan tehtävän PDF-raportille (jos tehtävällä käytössä tehtävälomake ja PDF raportti määritelty luotavaksi). 

varaosat-6

4. Tuotteet projekteilla ("varauskohteilla")

Spotillassa tuotteita voidaan käyttää projekteilla ("varauskohde"), jotka ovat usein esimerkiksi työmaita tai pidempikestoisia "paikkoja" joihin tuotteet siirretään varastolta. Ominaisuuden avulla voidaan hallita tilannetta, jossa tuotteet ostetaan varastoon, mutta niitä käytetään/säilytetään muissa sijainneissa (kuten työmaa). 

Jokaiselle tuotteelle voidaan määritellä varauskustannus - eli se summa (yleensä sisäistä) kustannusta joka kirjataan kun tuote on "lainassa" varauskohteella. Summa ei ole välttämätön tieto. 

Tuotteiden käyttäminen projekteilla tapahtuu varastotoimenpiteiden kautta. 

  • Ensin tuotteille kirjataan varastosaldo (osto tai inventointi)
  • Tämän jälkeen tuotteet voidaan
    • Siirtää varauskohteelle
    • Palauttaa varauskohteelta
  • Kun tuotteita siirretään varauskohteelle, niille aletaan laskemaan vuokraa määritellyn hinnan mukaan
  • Kun tuotteita palautetaan varastolle, hinnan muodostuminen päättyy

Tuotteiden varauskustannuksia pääsee tarkastelemaan varaukset näkymän kautta. Varaus näkymässä voidaan tallentaa haluttu taulukkonäkymä tuotteiden varauskustannuksista ja tieto voidaan esimerkiksi Excelin kautta siirtää sisäiseen laskutukseen tai ajaa sisään toiseen ohjelmistoon jossa laskutus tehdään.