Miten tuotteita käytetään?
Jotta käyttäjä voi käyttää tuotteita tehtävillä/palvelupyynnöillä mobiilissa, täytyy käyttäjällä olla oikeudet varastoihin ja tuotteisiin eli kuulua johonkin sellaiseen rooliin, jolla on oikeuksia varastoon ja tuotteisiin.
1. Tuotteet osana varastonhallintaa
Mikäli tuotteiden osalta halutaan toteuttaa varastonhallintaa eli tuotteiden ostojen, myyntien ja käytön seurantaa varastoista ja varastosaldojen tasoa - tulee jokaiselle tuotteelle luoda ensin varastosaldot haluttuihin varastoihin. Tuotteiden saldot varastoihin lisätään joko jälkikäteen tuotteiden luomisen jälkeen varastojen "varastotapahtumat"-näkymässä tai saldon voi myös määrittää excel viennissä viimeisessä sarakkeessa ("Tuotteiden lkm")
Tuotteiden varastosaldoja ei ole Spotillassa pakollista ylläpitää, tuotteita voidaan käyttää (esim. tuotteen kuluttaminen ja kustannuksen luominen), vaikka sillä ei olisi varastosaldoa.
Kun tuotteille on lisätty varastosaldot, voidaan tehtäviä suunniteltaessa tai tehtäviä/palvelupyyntöjä suorittaessa kohdistaa tuotteiden käyttäminen johonkin tiettyyn varastoon ja sen varastopaikkaan.
Mikäli tuotteilla ei ole varastosaldoja, voidaan niitä silti käyttää (kuluttaa) tehtävillä ja palvelupyynnöillä, mutta tällöin varastosaldoissa ei tapahdu muutoksia.
Tuotteiden varastosaldojen herätteet
Tuotteille on mahdollista asettaa varaston hälytysraja. Tuotteen näkymässä asetetaan kappalemäärä, jonka alittuessa varaston hälytysrajaan liittyvä sähköposti heräte lähetetään. Itse sähköpostiheräte määritellään Herätteet-valikossa (sama paikka jossa määritellään tehtävä- ja viestikohtaiset sähköpostiherätteet).
Jokaiselle varastolle voidaan määritellä oma sähköposti eli: jos tuotteen varastorajaksi on asetettu "5" kappaletta.
- Voidaan määritellä varastolle "A" sähköpostiheräte, joka lähtee henkilölle "X"
- Voidaan määritellä varastolle "B" sähköpostiheräte, joka lähtee henkilölle "Y"
2. Tuotteet varaosina ja varaosien käyttäminen
Tuotteet voidaan määritellä toimimaan koneiden ja laitteiden varaosina. Tämä liitos voidaan tehdä sekä tuotteen että spotin näkymässä.
Kun tuote kytketään varaosaksi Spottiin, voidaan sekä mobiilisovelluksessa että selainympäristössä tarkkailla jokaisen yksittäisen laitteen osalta sen varaosien tilannetta.
Mikäli varastosaldot ja niihin liittyvät herätteet on asetettu, saadaan myös varaosien osalta tietoa niiden loppumisesta halutun herätteen mukaan.Linkittäminen tuotteen kautta
Näkymä Spotin kautta
3. Tuotteet kulutettavina ja/tai laskutettavina komponentteina
Tuotteet toimivat tehtävillä ja palvelupyynnöillä kulutettavina ja/tai laskutettavina komponentteina. Jokaiselle tehtävälle voidaan joko (i) etukäteen tai (ii) tehtävän suorittamisen yhteydessä tai (iii) tehtävän tarkastuksen yhteydessä liittää haluttu määrä käytettyjä tuotteita. Palvelupyynnölle voidaan liittää halutut varaosat joko hallintaportaalissa tai mobiilissa palvelupyyntöä käsiteltäessä.
Tuotteiden käyttäminen tehtävillä ja palvelupyynnöillä aiheuttaa:
- Kustannuksen luomisen työhön liittyvälle spotille, jos tuotteelle on määritelty myyntihinta
- Varastosaldon pienentymisen, jos määriteltiin, mistä varastosta ja varastopaikalta tuote otettiin
Tuotteiden käyttäminen töillä tapahtuu seuraavien toimintojen kautta
- Luotaessa tehtävää, käytetään "Tuotteet" välilehteä ja määritellään etukäteen tehtävällä käytetyt tuotteet (esimerkiksi ennakkohuollot, joissa tiedetään mitä tuotteita huollon yhteydessä ainakin tarvitaan). Tuotteet voivat olla liitettynä myös tehtäväpohjalle ja aina, kun kyseistä tehtäväpohjaa hyväksikäyttäen luodaan tehtävä, liitetään kyseiselle tehtävälle pohjalle liitetyt tuotteet
- Luotaessa palvelupyyntöä järjestelmän sisältä (ei julkiselta lomakkeelta) voidaan "Tuotteet"-välilehdellä liittää käytettävät varaosat palvelupyynnölle
- Suorittaessa tehtävää tai palvelupyyntöä (mobiilisovellus TAI selainkäyttöliittymä) kirjataan sen yhteydessä käytetyt tuotteeta JA/TAI tehdään korjauksia niihin tuotemääriin, jotka etukäteen on määritelty tehtävälle
- Tarkastettaessa tehtävää (vain tehtävät, joille määritelty tarkastus ennen valmiiksi merkintää) voidaan tehdä muutoksia tuotemääriin
Mitä tapahtuu kun tehtävä tai palvelupyyntö, jolla on tuotteita, merkitään valmiiksi?
- Tuotemäärä vähenee varastoista (kts. yltä) -edellyttäen, että tuotteelle on määritetty varastopaikka, josta tuote otetaan
- Työhön liityvälle spotille luodaan kustannus (kustannukset näkymä), jossa jokainen tuote lukumäärittäin on eriteltynä
- Käytetyt tuotteet listataan tehtävän PDF-raportille (jos tehtävällä käytössä tehtävälomake ja PDF raportti määritelty luotavaksi).
4. Tuotteet projekteilla ("varauskohteilla")
Spotillassa tuotteita voidaan käyttää projekteilla ("varauskohde"), jotka ovat usein esimerkiksi työmaita tai pidempikestoisia "paikkoja" joihin tuotteet siirretään varastolta. Ominaisuuden avulla voidaan hallita tilannetta, jossa tuotteet ostetaan varastoon, mutta niitä käytetään/säilytetään muissa sijainneissa (kuten työmaa).
Jokaiselle tuotteelle voidaan määritellä varauskustannus - eli se summa (yleensä sisäistä) kustannusta joka kirjataan kun tuote on "lainassa" varauskohteella. Summa ei ole välttämätön tieto.
Tuotteiden käyttäminen projekteilla tapahtuu varastotoimenpiteiden kautta.
- Ensin tuotteille kirjataan varastosaldo (osto tai inventointi)
- Tämän jälkeen tuotteet voidaan
- Siirtää varauskohteelle
- Palauttaa varauskohteelta
- Kun tuotteita siirretään varauskohteelle, niille aletaan laskemaan vuokraa määritellyn hinnan mukaan
- Kun tuotteita palautetaan varastolle, hinnan muodostuminen päättyy
Tuotteiden varauskustannuksia pääsee tarkastelemaan varaukset näkymän kautta. Varaus näkymässä voidaan tallentaa haluttu taulukkonäkymä tuotteiden varauskustannuksista ja tieto voidaan esimerkiksi Excelin kautta siirtää sisäiseen laskutukseen tai ajaa sisään toiseen ohjelmistoon jossa laskutus tehdään.