Mitä ovat työnkulut ja mihin niitä käytetään? Miten työnkulkumoottori toimii?
Työnkulkuominaisuus on erikseen käytteenotettava moduli, joka ei kuulu kaikkiin Spotilla palvelun tilauksiin. Jos haluat ominaisuuden käyttöön, ole yhteydessä helpdesk@spotilla.com
Työnkulut ovat Spotillan kanssa työskentelyä helpottavia automaatioita, joita voidaan hyödyntää silloin, kun pystytään etukäteen määrittämään prosessin kulku.
Työnkulkuominaisuutta päivitetään jatkuvasti. Työnkulkuominaisuuden ominaisuudet ja mahdollisuudet päivittyvät tasaisesti Spotillan päivitysten kanssa. Jos jotain asiaa ei vielä voi tehdä työnkuluilla, mitä haluaisit niillä tehdä, voit jättää asiasta kehitysehdotuksen.
Johdanto
Mihin työnkulkuja käytetään?
- Kun tiedät, että aina kun jokin tietty tapahtuma tapahtuu Spotillassa, haluat että sen seurauksena tapahtuu yksi tai useampi määrittelemäsi muu asia ("Tapahtumaan perustuva työnkulku")
- Kun tiedät, että aina kun jonkun Spotillan sisältämän kohteen (Laite, Tehtävä, Palvelupyyntö, Viesti, Lukutapahtuma) ominaisuus on jotakin (esimerkiksi tehtävän tietyn kentän arvo tai palvelupyynnön tietyn kentän arvo) ja haluat, että tapahtuu yksi tai useampi määrittelemäsi asia
Miksi työnkulkuja kannattaa käyttää?
Työnkulkujen avulla voidaan tehostaa ja automatisoida prosesseja. Voidaan säästää merkittävästi jonkun aikaa manuaalisesta tallennustyöstä esimerkiksi uusien tehtävien luomisesta, jos pystytään ennalta määrittämään "mitä pitäisi tapahtua, kun jotain tapahtuu".
Esimerkki 1 (Käyttöasteen seurannan automatisointi)
Kun laitteelle avataan vikailmoitus ja se menee pois käytöstä huollon ajaksi ja tämä vaikuttaa käyttötuntiseurantaan, voidaan automatisoida se, että laitteen tila muutetaan "Viallinen" tilaan ja kun korjaus on tehty ja vikailmoitus kuitataan valmiiksi, järjestelmä muuttaa jälleen laitteen tilan "Käytössä"-tilaan ja näin käyttöasteseuranta pysyy ajantasalla.
Esimerkki 2
Kun laitteelle suoritetaan huolto tai tarkastus ja johonkin sen tietokenttään kirjoitetaan tieto "Vaatii uuden varaosan" tai "Tulee suorittaa erillinen huolto", voidaan tätä tietoa käyttää laukaisijana tapahtumalle, jonka avulla Spotilla luo automaattisesti kyseiselle laitteelle uuden tehtävän tai palvelupyynnön, johon tuodaan tiedot alkuperäiseltä tehtävältä.
Esimerkki 3
Kun laitteelle avataan tietyntyyppinen palvelupyyntö ja laitteen tiedoissa on vastuuhenkilö (laitekortin kentän arvona), voidaan järjestelmä määrittää lähettämään viesti ko henkilölle.
Työnkulku:
- "Jos palvelupyyntölaji on A JA sen lisätietokentässä B" on arvo "Matti", niin:
--> Lähetä silloin sähköposti osoitteeseen X (esim "matti@esimerkki.fi")
Esimerkki 4
Kun laitteelle avataan palvelupyyntö (esim vikailmoitus) JA laite, jota ilmoitus koskee on vaikkapa "Etelä-Suomen" kansiossa voidaan automatisoida tehtävän luominen vastuuroolille Etelä-Suomen huolto.
Työnkulku:
-"jos laukaisijana toimineen palvelupyynnön spotin" ominaisuus = kansio, arvo = "Etelä-Suomi"
--> luo uusi tehtävä (määritä tehtävän tiedot)
Esimerkki 5
Spotillassa on vain yksi vikailmoituslomake, mutta vikailmoituksen halutaan ohjautuvan tietyn yksikön/alueen työjonoon (esim Etelä-Suomen huollon työjonoon), jos ilmoitus koskee laitetta, joka on Etelä-Suomen yksikön kansiossa.
Esimerkki 6
Palvelupyyntö voidaan ohjata toiseen työjonoon ilmoittajan perusteella (Jos ilmoittaja = XX, ohjataan ilmoitus palvelupyyntölajiin X, jos ilmoittaja = YY, ilmoitus ohjataan palvelupyyntölajiin Y).