Uuden tehtävän luominen

Näin luot uuden tehtävän työn Spotillaan. Tehtävän määritykset

Voit luoda uuden tehtävän hallintaportaalissa joko 

  1. ohjausnäkymästä
    uusi tehtävä ohjausnäkymästä

  2. tehtävät sivulta (miltä tahansa välilehdeltä
    uusi tehtävä tehtävät sivulta

  3. suoraan spotilta
    uusi tehtävä spotilta

    Avatessa uusi tehtävä ohjausnäkymän tai tehtävät-sivun kautta, tulee tehtävälle määritellä tehtävän nimi, mihin spottiin tehtävä kohdistuu, mille vastuuroolille tehtävä vastuutetaan (mikä työjono) ja määräpäivä (mihin mennessä työ pitää tehdä). Mikäli pääkäyttäjänne on tehnyt teille valmiiksi tehtäväpohjia, voit valita sellaisen käyttöösi ja näin helpottaa uuden tehtävän luomista. Tehtäväpohjalta tulee vähintäänkin em. määritykset, ja mahdollisesti jotain muita määrityksiä tai työn ohjeistus ja mahdollisesti pohjaan liitetty tehtävälomake. 

Suosittelemme vahvasti tehtäväpohjien käyttöä tehtävän luomisessa aina, kun samanlainen tehtävä tehdään vähintään kahdelle laitteelle.

Voit kuitenkin luoda tehtävän ilman tehtäväpohjaakin. 


Jos avaat tehtävän suoraan spotilta, tehtävä luodaan kyseessä olevalle spotille eli silloin sitä määritystä ei enää tarvita. Voit tarvittaessa kuitenkin lisätä muitakin spotteja ko tehtävälle, mutta huomaa, että näille tulee kaikille sama määräpäivä. (Toki määräpäivää voi myöhemmin muuttaa hallintaportaalista)

Kun luot uutta tehtävää, voit liittää tehtävälle myös tehtävälomakkeen (esimerkiksi tarkastuslista, jonka pääkäyttäjänne on määritellyt). Huomaa, että tehtävän suorittajan on täytettävä lomake, ennenkuin voi kuitata tehtävän valmiiksi.

 

Tehtäväpohja Liittää tehtävälle tehtäväpohjan. Sen kautta kautta tulee tehtävän nimi, mahdollinen kuvaus, vastuurooli, määräpäivä ja muut tehtävän määritykset.
(tehtäväpohja on vapaaehtoinen, mutta suositellaan käytettäväksi) Täältä lisää tehtäväpohjan hyödyistä
Tehtävälomake Liittää tehtävälle tehtävälomakkeen (vapaaehtoinen). Täältä lisää tehtävälomakkeista.
Tehtävän nimi Tehtävän nimi, joka näkyy työjonossa "etusivulla". Tehtäväpohjaa käytettäessä, tulee tehtävän nimi automaattisesti tehtäväpohjalta
Tehtävän kuvaus Tehtävän kuvaus kenttään kirjoitettu tarkempi kuvaus tehtävän sisällöstä/ohjeistus tehtävän suorittajalle (vapaaehtoinen). Tehtäväpohjaa käytettäessä, tulee automaattisesti tehtäväpohjalta.
Tehtävän kohteet Määrittää tehtävän kohteena oleva(t) spotin/spotit: mille spot(e)ille tehtävä pitää suorittaa?
Vastuutaho Tehtävän vastuutaho: kenen/minkä roolin pitää suorittaa tehtävä?
Määräpäivä Tehtävän määräpäivä: mihin mennessä tehtävä pitäisi olla tehtynä?
Resursointi Määrittää työajan alkamisen ja loppumisen resursointia varten (vapaaehtoinen)
Suunniteltu kesto Määrittää tehtävän suorittamiselle suunnitellun keston
Herätteet Määrittää tehtävälle liitettävän mahdollisen herätteen (vapaaehtoinen)
Yhdistä palvelupyyntöön Voit liittää tehtävän palvelupyynnölle
Työmääräin Voit liittää tehtävän työmääräimelle, joka kokoaa tehtävät raportointia varten
Vaadi työtuntien kirjaus Pakottaa käyttäjän kirjaamaan tunnit tehtävää kuitatessaan
Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista Luo tehtävälle "Tarkastuksessa"-tilan. Tarkoittaa, että työnjohto voi vielä tarkastaa tehtävän/tehtävälomakkeelle syötetyt tiedot ja muokata niitä halutessaan, ennen kuin tehtävä todella kuittaantuu valmiiksi
Toistuvuusjakso Määrittää ajanjakson, kuinka usein tehtävä toistuu.
Esimerkiksi "2" (toistuvuusväli: kuukautta) = joka toinen kuukausi
Toistuvuusväli Määrittää aikavälin, kuinka usein tehtävä toistuu.
Esimerkiksi  1 "vuotta", toistuu vuosittain eli 1 vuoden välein
Toistuvuuden päättyminen Määrittää tehtävän toistuvuuden päättymisen eli minkä päivän jälkeen uutta tehtävää ei enää luoda, kun edellinen kuitataan. käytetään esimerkiksi toiminnassa, joka on sesonkiluonteista eli toiminnassa esim vain kesän.
Toistumistapa "Pitää alkuperäisen aikataulun"

Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen tehtävän alkuperäiseen määräpäivään
(esim. alkuperäinen määräpäivä 31.8.2022 --> seuraavan (vuosittaisen) tehtävän määräpäivä 31.8.2023)

Käytetään, jos halutaan, että työ tehdään aina johonkin tiettyyn kalenterin ajankohtaan esim "aina perjantaisin" tai "aina joulukuussa" -katso silloin, että ensimmäisen luomasi tehtävän määräpäivä osuu siihen ajankohtaan. 

Toistumistapa "Mukautuu suoritukseen" Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen kuitattavan tehtävän todelliseen kuittauspäivään
(esim. alkuperäinen määräpäivä 31.8.2022 --> kuitattu 15.8.2022 --> seuraavan (vuosittaisen) tehtävän määräpäivä 15.8.2023)

Suosittelemme vahvasti tämän vaihtoehdon käyttämistä tehtävillä -erityisesti päivittäisissä tehtävissä, mutta myös muissa! tässä vaihtoehdossa huoltoväli pysyy määritellyssä riippumatta siitä, milloin edellinen huolto on tehty (onko se tehty myöhässä tai ajoissa)