Näin luot uuden tehtävän työn Spotillaan. Tehtävän määritykset
Voit luoda uuden tehtävän hallintaportaalissa joko
- ohjausnäkymästä
- tehtävät sivulta (miltä tahansa välilehdeltä
- suoraan spotilta
Avattaessa uusi tehtävä ohjausnäkymän tai Tehtävät-sivun kautta, tulee tehtävälle määritellä tehtävän nimi, mihin spottiin tehtävä kohdistuu, mille vastuuroolille tehtävä vastuutetaan (mihin työjonoon tehtävä kuuluu) ja määräpäivä (mihin mennessä työ pitää tehdä).
Mikäli pääkäyttäjänne on tehnyt teille valmiiksi tehtäväpohjia, voit valita sellaisen käyttöösi ja näin helpottaa uuden tehtävän luomista. Tehtäväpohjalta tulee vähintäänkin em. määritykset, ja mahdollisesti jotain muita määrityksiä tai työn ohjeistus ja mahdollisesti tehtäväpohjaan liitetty tehtävälomake.
Suosittelemme vahvasti tehtäväpohjien käyttöä tehtävän luomisessa aina, kun samanlainen tehtävä (sama ohjeistus, sama toistuvuus) tehdään vähintään kahdelle laitteelle.
Voit kuitenkin luoda tehtävän ilman tehtäväpohjaakin.
Jos avaat tehtävän suoraan spotilta, tehtävä luodaan kyseessä olevalle spotille eli silloin sitä määritystä ei enää tarvita. Voit tarvittaessa kuitenkin lisätä muitakin spotteja ko tehtävälle, mutta huomaa, että näille tulee kaikille sama määräpäivä. (Toki määräpäivää voi myöhemmin muuttaa hallintaportaalista)
Kun luot uutta tehtävää, voit liittää tehtävälle myös tehtävälomakkeen (esimerkiksi tarkastuslista, jonka pääkäyttäjänne on määritellyt). Huomaa, että tehtävän suorittajan on täytettävä lomake, ennenkuin voi kuitata tehtävän valmiiksi.
| Tehtäväpohja | Liittää tehtävälle tehtäväpohjan. Sen kautta kautta tulee tehtävän nimi, mahdollinen kuvaus, vastuurooli, määräpäivä ja muut tehtävän määritykset. (tehtäväpohja on vapaaehtoinen, mutta suositellaan käytettäväksi) Täältä lisää tehtäväpohjan hyödyistä |
| Tehtävälomake | Liittää tehtävälle tehtävälomakkeen (vapaaehtoinen). Täältä lisää tehtävälomakkeista. |
| Tehtävän nimi* | Tehtävän nimi, joka näkyy työjonossa "etusivulla". Tehtäväpohjaa käytettäessä, tulee tehtävän nimi automaattisesti tehtäväpohjalta |
| Tehtävän kuvaus | Tehtävän kuvaus kenttään kirjoitettu tarkempi kuvaus tehtävän sisällöstä/ohjeistus tehtävän suorittajalle (vapaaehtoinen). Tehtäväpohjaa käytettäessä, tulee automaattisesti tehtäväpohjalta. |
| Arvioitu kustannus | Tehtävälle voidaan arvioida kustannus |
| Prioriteetti | Tehtävälle voidaan määrittää kriittisyysluokka: matala prioriteetti, normaali ja korkea prioriteetti. |
| Tehtävän kohteet* | Määrittää tehtävän kohteena oleva(t) spotin/spotit: mille spot(e)ille tehtävä pitää suorittaa? |
| Vastuutaho* | Tehtävän vastuutaho: kenen/minkä roolin pitää suorittaa tehtävä? Suosittelemme vastuuttamaan tehtävät mieluummin vastuuroolille kuin yksittäiselle käyttäjälle. Kun tehtävä on vastuutettu yksittäiselle käyttäjälle, ainoastaan hän näkee ko. tehtävän mobiilissa. |
| Määräpäivä* | Tehtävän määräpäivä: mihin mennessä tehtävä pitäisi olla tehtynä? |
| Resursointi | Määrittää työajan alkamisen ja loppumisen resursointia varten (vapaaehtoinen) |
| Suunniteltu kesto | Määrittää tehtävän suorittamiselle suunnitellun keston |
| Herätteet | Määrittää tehtävälle liitettävän mahdollisen herätteen (vapaaehtoinen) |
| Yhdistä palvelupyyntöön | Voit liittää tehtävän palvelupyynnölle |
| Työmääräin | Voit liittää tehtävän työmääräimelle, joka kokoaa tehtävät raportointia varten |
| Vaadi työtuntien kirjaus | Pakottaa käyttäjän kirjaamaan tunnit tehtävää kuitatessaan |
| Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista | Luo tehtävälle "Tarkastuksessa"-tilan. Tarkoittaa, että työnjohto voi vielä tarkastaa tehtävän/tehtävälomakkeelle syötetyt tiedot ja muokata niitä halutessaan, ennen kuin tehtävä todella kuittaantuu valmiiksi |
| Toistuvuusjakso | Määrittää ajanjakson, kuinka usein tehtävä toistuu. Esimerkiksi "2" (toistuvuusväli: kuukautta) = joka toinen kuukausi |
| Toistuvuusväli | Määrittää aikavälin, kuinka usein tehtävä toistuu. Esimerkiksi 1 "vuotta", toistuu vuosittain eli 1 vuoden välein |
| Toistuvuuden päättyminen | Määrittää tehtävän toistuvuuden päättymisen eli minkä päivän jälkeen uutta tehtävää ei enää luoda, kun edellinen kuitataan. käytetään esimerkiksi toiminnassa, joka on sesonkiluonteista eli toiminnassa esim vain kesän. |
| Toistumistapa "Pitää alkuperäisen aikataulun" |
Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen tehtävän alkuperäiseen määräpäivään Käytetään, jos halutaan, että työ tehdään aina johonkin tiettyyn kalenterin ajankohtaan esim "aina perjantaisin" tai "aina joulukuussa" -katso silloin, että ensimmäisen luomasi tehtävän määräpäivä osuu siihen ajankohtaan. |
| Toistumistapa "Mukautuu suoritukseen" | Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen kuitattavan tehtävän todelliseen kuittauspäivään (esim. alkuperäinen määräpäivä 31.8.2022 --> kuitattu 15.8.2022 --> seuraavan (vuosittaisen) tehtävän määräpäivä 15.8.2023) Suosittelemme vahvasti tämän vaihtoehdon käyttämistä tehtävillä -erityisesti päivittäisissä tehtävissä, mutta myös muissa! Tässä vaihtoehdossa huoltoväli pysyy määritellyssä huoltovälissä riippumatta siitä, milloin edellinen huolto on tehty (onko se tehty myöhässä tai ajoissa)! |
*) Pakollisia kenttiä tehtävää luotaessa (jos tehtävä luodaan suoraan spotilta, tulee tehtävä suoraan ko. spotille)