Uuden tehtäväpohjan määritykset
Tehtäväpohjia voidaan luoda vain teknisen pääkäyttäjän tunnuksilla (Customer Admin). Itse tehtäväpohjia voi käyttää tehtävien luomisen apuna sekä manageri- että mobiilikäyttäjä.
| Tehtäväpohjan nimi | Tehtäväpohjalle tulee antaa kuvaava nimi, jotta tehtävää luotaessa osataan valita oikea tehtäväpohja. Mikäli on olemassa samanlaisia tehtäviä, mutta erilaisella toistuvuudella, on hyvä idea tuoda tehtäväpohjan nimessä esiin toistuvuus (esim vuosihuolto, kuukausittainen tarkastus jne) |
| Tehtäväpohjan kuvaus | Tarkentaa, millä tehtävillä tätä tehtäväpohjaa käytetään |
| Tehtävän nimi | Tehtävän nimi on se tehtävä, mikä vastuuhenkilön pitää suorittaa. Näkyy työjonossa tehtävän "otsikkona". Tämä kenttä periytyy tehtävälle tehtävää luotaessa eikä tätä voi muokata itse tehtävällä. |
| Tehtävän kuvaus | Tehtävän kuvaukseen tulee tarkempi ohjeistus siitä, mitä tehtävä käsittää. Tämä kenttä periytyy tehtävälle tehtävää luotaessa eikä tätä voi muokata itse tehtävällä. |
| Tehtävälomake | Liittää tehtävälomakkeen tehtäväpohjalle (vapaaehtoinen) |
| Toistuvuusjakso | Määrittää ajanjakson, kuinka usein tehtävä toistuu. Esimerkiksi "2" (toistuvuusväli: kuukautta) = joka toinen kuukausi |
| Toistuvuusväli | Määrittää aikavälin, kuinka usein tehtävä toistuu. Esimerkiksi 1 "vuotta", toistuu vuosittain eli 1 vuoden välein |
| Toistumistapa "Pitää alkuperäisen aikataulun" | Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen tehtävän alkuperäiseen määräpäivään (esim. alkuperäinen määräpäivä 31.8.2020 --> seuraava määräpäivä 31.8.2021) |
| Toistumistapa "Mukautuu suoritukseen" | Määrittää seuraavan tehtävän määräpäivän perustuen kuitattavan tehtävän todelliseen kuittauspäivään (esim. alkuperäinen määräpäivä 31.8.2020 --> kuitattu 15.8.2020 --> seuraava määräpäivä 15.8.2021) |
| Toistuvuuden hyväksytyt päivät | Määrittää viikonpäivät, jolloin tehtävä voi toistua. Jos tyhjä, ei uutta tehtävää luoda ko päivälle. Esim päivittäinen tehtävä, joka ei toistu viikonloppuisin, laita täpät ma, ti, ke, to, pe ja jätä tyhjäksi la ja su. |
| Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista | Luo tehtävälle tilan "Tarkastuksessa". Tarkoittaa, että työnjohto voi vielä tarkastaa tehtävän/tehtävälomakkeelle syötetyt tiedot ja muokata niitä halutessaan, ennen kuin tehtävä todella kuittaantuu valmiiksi |
| Vaadi työtuntien kirjaus | Pakottaa käyttäjän kirjaamaan tunnit tehtävää kuitattaessa |
| Tuoteasetukset: liitä tuotteita tehtävään | Tehtäväpohjalle voidaan liittää tehtävällä käytettävä(t) tuotte(et) jo valmiiksi. |
Muista, että tehtäväpohja on vain "mallisapluuna", työkalu, jota voit hyväksikäyttää, kun luot itse tehtävää. Tehtäväpohjan hienous konkretisoituu siinä, jos/kun pohjalla on luotu usea tehtävä, ja jossain vaiheessa halutaan muuttaa jotakin tehtävän määritystä jälkikäteen kaikille ko pohjalla luoduille tehtäville. Muutat tiedon vain tehtäväpohjalle ja se päivittyy kaikille niille tehtäville, jotka on luotu tehtäväpohjaa hyväksikäyttäen. Tehtäväpohjat siis tehostavat Spotillan käyttöä merkittävästi!