Tuotteiden varastosaldojen hallinta

Miten inventoit tuotteet excel-tuonnilla, tuotteen "poistaminen" varastosta, saldohälytykset

Tuotteiden saldojen hallinta voidaan tehdä:

  • Mobiilisovelluksella
    • Inventointi
    • Osto
    • Myynti
    • Siirtäminen varastosta toiseen
    • Käytä tuote tehtävällä
  • Selainkäyttöliittymässä
    • Inventointi
    • Osto
    • Myynti
    • Siirtäminen varastosta toiseen
    • Käytä tuote tehtävällä
    • Massatoiminnot (Excelin kautta)


Inventointi tarkoittaa saldon muuttamista varastopaikalla täsmäämään nykyistä tilannetta. Inventoinnissa asetetaan se saldo tuotteelle, joka todellisuudessa varastopaikalla on.

Ostaminen tapahtuu halutun lisämäärän kirjaamista varastopaikalle. Samalla varaston arvo muuttuu ja tapahtumiin kirjautuu ostotieto.

Myynti tarkoittaa saldon pienentämistä halutulla määrällä. Varastotapahtumiin kirjautuu myynti. 

Tuotteen käyttäminen tehtävällä tai palvelupyynnöllä tarkoittaa sitä, että tehtävän tai palvelupyynnön suorittamisen (valmis) yhteydessä varastosaldoa pienennetään sillä määrällä, joka tehtävälle oli kirjattu. 


Massatoimiinnot Excelin kautta

Voit excelin avulla päivittää useamman tuotteen varastosaldoja kerralla.

  1. Tuo ensin Tuotteet-sivun Tuotteet-välilehdellä tuotteiden taulukkonäkymä exceliin painamalla "Vie taulukko excel  tuontia"
  2. Avaa excel
  3. Täytä varasto, varastopaikka ja Tuotteiden lukumäärä (yhteensä) excelin sarakkeisiin AC, AD ja AE. Tallenna excel koneellesi. 
    HUOMAA, että varasto ja varastopaikka täytyy olla kirjoitettuna JUURI SAMALLA TAVALLA Spotillassa ja excelissä.
  4. Paina Spotillassa Tuotteet-välilehdellä "Tuo excelistä"
  5. Paina "Valitse excel" ja hae päivitetty excel koneelta. Tarkasta esikatselusta, että olet tuomassa oikeita asioita. Jos näyttää oikealta, paina "Tallenna"

Katso tästä lyhyt video siitä, kuinka saldojen päivittäminen excelin avulla tapahtuu. Excelin avulla päivittäminen on järkevää silloin, kun päivitetään useamman eri tuotteen saldoja.

HubSpot Video

Mikäli päivität vain yhden tuotteen saldoa, tapahtuu sen helpoimmin Varastot -> Varastosaldot välilehdeltä -> Inventointi-toiminnolla.

Tuotteen poistaminen

Tuotetta ei voi poistaa tietokannasta, mutta voit inventoida saldon nollaksi ja näin saat tuotteen pois tuotelistauksilta. Näin tuotteeseen aiemmin kohdistuneet toimenpiteet ovat nähtävillä spotillasta myöhemminkin.

  1. Mene -> "Varastot"
  2. -> "Varastosaldot"-välilehti
  3. Inventaario
    inventaario
  4. Määritä minkä varaston ja varastopaikan tuotteita haluat inventoida (eli täsmäyttää saldot) ja määritä uusi saldo nollaksi. 

Saldorajahälytykset

Spotillasta on mahdollista lähettää automaattisesti sähköpostiviesti määritettyyn osoitteeseen, kun tietyn tuotteen saldo menee alle määritellyn rajan. Jokaiselle tuotteelle on määritettävä saldoraja kyseisen tuotteen tiedoissa.
varaston hälytysraja2

Kun kyseisellä varastolla on käytössä saldorajahälytys, lähettää Spotilla automaattisesti herätteellä määritettyyn sähköpostiosoitteeseen sähköpostin, kun tuotteen määritetty saldo alittuu.

Vain pääkäyttäjä voi luoda herätteitä (päävalikko: Tehtävien hallinta -> Herätteet)
varastorajahälytysheräte-1