Voinko viedä laitteita massana excelistä Spotillaan?

Usean laitteen luominen Spotillaan kerralla sekä laitteiden ja laitetietojen tuominen Spotillaan Excelillä ja tietojen muuttaminen massana

Voit viedä useita spotteja kerralla Spotillaan kansio kerrallaan joko kopioimalla ja liittämällä suoraan excelistä (excelin sarakkeiden pitää olla samassa järjestyksessä kuin laitekortilla!) tai tallentamalla excelin koneelle ja viemällä sieltä.

Mikäli sinulla on käytössä jokin edellisen laiterekisterin tietoja sisältävä Excel-työkirja, katsothan alla olevan videon huolellisesti. 

Spotillaan on aina määritelty jokin tietojen rakenne (laitekortti ja sen sisältämät tietokentät), etkä voi "väkisin" pakottaa Spotillaan sisään tietoja, jotka eivät ole mallinnetun tietorakenteen mukaisia. 

Jos Spotillaan on esimerkiksi määritelty, että jokin tietokenttä, kuten "Toimittaja" saa sisältää vain tiettyjä arvoa, mutta sinun Excelissä on kyseisessä sarakkeessa ihan muita arvoja - tietojen vienti ei tule onnistumaan. 



Katso oheinen video:

HubSpot Video

 

"Nykyarvokentät" tarkoittavat laitteiden nykyarvolaskentaan liittyviä tietoja.  Myös nämä tiedot voi siis tuoda- ja päivittää Excelillä. 

"Attribuuttien kolumnit" tarkoittavat laitekortin tietokenttiä. Voit siis valita, haluatko ottaa Exceliin ulos vain spottien nimet (ei laitekortin tietokenttiä). 

Muistilista

  • Tarkasta ensin, mitä tietoja laitekortille on mallinnettu ja sisältääkö se alasvetovalikoita, jotka sallivat käyttää vain alasvetovalikon sisältäviä arvoja
  • Lataa Spotillasta mallipohja tiedoillesi (näytetään videolla) ja sen jälkeen siirrä tiedot Excelissä Spotillan mallipohjaan oikeisiin sarakkeisiin
  • Jätä alasvetokentät tyhjiksi, jos et ole varma, onko sinulla oikeat tiedot nykyisessä Excelissäsi


Spottien luominen massana toteutetaan Kohteet, laitteet , kalusto sivulta. Paina "Tuo excelistä" (sininen nappi oikeassa yläkulmassa).  Valitse kansio, johon olet tuomassa spotteja, paina "OK".

Nyt voit joko kopioida solut tai voit valita excel tiedoston, jota olet tuomassa. Valmistele excel, jossa spotit ovat. Excelin sarakkeet tulee olla samassa järjestyksessä kuin ne ovat näytöllä. (Voit joko manuaalisesti luoda excelin, jossa oikeat sarakkeet oikeassa järjestyksessä tai sitten voit tuoda Spotillasta excelin ulos "Vie taulukkonäkymä" ja käyttää sitä.)

Tiedosto, johon laitteita/laitetietoja ollaan tuomassa, on siis tehtävä ensin valmiiksi. Myös kansio, johon spotteja tuodaan, on luotava ensin valmiiksi (j akiinnitettävä oikeanlainen laitekortti! Täältä lisää laitekorteista).

Paina "Valitse excel tiedosto"-nappia vasemmasta yläkulmasta ja valitse koneelta haluamasi excel.

Spotilla tuo laitetiedot taustalla ja voit jatkaa muuta työskentelyä.

Tietojen muuttaminen massana


Voit muuttaa laitetietoja helposti (Inline edit) suoraan spottien taulukkonäkymässä.

  1. Klikkaa muokattavan taulukon osio (solu) aktiiviseksi
  2. Kirjoita tietokentän uusi arvo vanhan päälle. Uusi arvo tallentuu, kun poistut solusta
  3. Voit myös muokata suurempaa data määrää kerralla kopioimalla tietoa suoraan taulukkoon, mutta varmista ensin, että taulukot ovat samanmuotoiset eli sarakkeet ja rivit ovat samassa järjestyksessä sekä taulukossa, josta siirretään että taulukossa, johon siirretään.  

    Voit myös ottaa taulukon ensin ulos exceliin "Vie taulukkonäkymä" painikkeesta (oikealta ylhäältä), muuttaa arvot exceliin ja sitten kopioida, näin taulukot ovat ainakin samassa muodossa.